档案管理的保密问题及其优化措施

　　【摘要】随着信息化技术的深入发展，档案管理工作的智能化、精细化程度也越来越高，各单位在档案管理制度上的规定也愈发全面和完善，在这一背景下，档案管理工作也表现出了规范与便捷、保密与安全相结合的特征。但在日常的档案管理过程中，尤其是有关保密工作中，部分单位也存在着随意性大、有制度不落实、有规定不执行等问题，没有达到档案管理的要求。鉴于此，本文从档案保密的重要性入手，介绍了档案管理中经常发生的几个问题，简要分析出现这些问题的原因，最后就加强档案管理、提高档案保密性的策略进行探讨，以期为读者和档案管理人员提供一些借鉴和启发。
　　【关键词】档案管理；保密；优化措施
　　对于档案管理来说，保密可以说是其生命，是管理工作中一个非常重要的环节，各个单位和部门凡涉及档案管理的，尤其是涉及保密档案管理的，都要時刻拉紧保密这根弦，要有居安思危的意识，要始终牢记在档案保密问题上没有作检讨的机会，没有后悔药可以吃。
　　一、档案保密的重要性
　　一家企业的关键技术、核心参数等机密档案被泄露，将会造成很大的损失。从国家层面来说，大量的档案资料涉及了政治、经济、军事、国防等重要、关键领域，一旦泄露将直接威胁到国家安全和国家核心利益。有人说，档案管理的目的就是为了利用档案，又要强调档案的保密性，那不是一对矛盾体吗？其实正是因为档案有被开发、利用的属性，其保密的重要性才更加需要强调，同样，也正是因为有保密的要求，在查阅使用档案时，要注重档案开放使用的范围，那些记录着国家或机构重要历史信息的档案应该严格控制，否则一旦泄露，将会造成无法挽回的损失。
　　二、档案管理中的保密问题分析
　　（一）欠缺标准和规范。不容否认，各地区各部门在档案管理的层次上有较大的差距，存在着相当多的问题和隐患。在人员配备和使用上，有的档案管理人员熟练档案管理工作，但是对现代化档案管理手段不了解、不掌握，根本谈不上使用；有的对信息技术掌握精湛，但是对档案管理一知半解，不懂相关规章制度，不懂操作规程。在制度层面，由于缺乏精干、配套的规章制度，或者是对制度选择性执行，导致档案管理不严格、人浮于事，档案资料长期无人收集整理归档。另外，各单位的借阅制度基本上处于混乱的状态，管理者虽然心里也有怨言，多数情况却装老好人，宁愿违背制度规定也不愿为难他人，糊里糊涂就把档案借出去，不管对方是否有借阅权限，也不管对方手续是否齐全。
　　（二）保密意识和观念不强。档案往往记录着某个历史时期，国家或单位所经历的重大且有记录保存必要的事件，是日后调阅、查考的重要依据，档案与普遍的业务文件有着本质的区别，在管理上也不能用同样的方法。而在现实中，部分管理人员对自己所管的大量的档案资料没有给予足够的重视，更没有认识到这些文件保密的重要性，在交谈中、电话里随意谈论，有的甚至在饭桌上当成一种别人没有的信息来源，大谈档案内容，殊不知说者无心，听着有意，不知不觉之间已经泄露了大量的秘密信息。
　　（三）信息化水平不高。在现代档案管理理念中，最重要的一点就是对档案资料进行数字化转化，而在我国，档案管理的信息化水平还远远不够，尤其是基层档案管理部门的信息化、数字化程度还很低，给档案的保存、调阅、维护造成了极大的不便。在客观条件上，技术水平限制了档案信息化发展的脚步，往往一个管理系统只能满足某个领域、某个单位的使用，如果用到其他单位，就会出现不兼容的情况，而如果要为每个档案管理部门都单独配备适用的信息化管理系统，在实际上也不可行。所以，要加强对信息技术的研究开发，不断提升档案管理系统的兼容性和可移植性。
　　三、档案管理中的保密策略
　　（一）增强意识，强化职责。对于档案管理工作人员而言，意识比能力重要、责任心强比技术精重要。信息化程度再高、数字化水平再强，也解决不了档案管理人员知密之深、知密之早和知密之多的问题，而避免工作人员泄露秘密的根本途径就是加强他们的保密意识，强化他们的工作责任心和使命感，否则用多少高科技手段，也解决不了保密这一问题。在日常工作中，我们要着重加强对档案管理人员的保密教育、警示教育和使命教育，以此来提升他们的意识水平。
　　（二）健全保密制度。机关单位要建立健全保密制度，要面向档案管理工作的全过程发力。比如，要从档案的密级认定上、保存年限确定上、传达范围上、销毁程序上、借阅手续上等各个方面考虑，从档案的产生到传达、保存、归档全寿命上进行制度层面的规定，确保不遗漏任何一个关键环节。此外，各单位在保密制度的规定上也不可照搬照抄，而应该结合自身的特点来健全完善。
　　（三）加强库房建设和管理。档案资料的库房建设是档案管理的基础性工程，库房设置的合理与否直接决定着档案管理的总体水平。一般而言，档案库房需要单独建设，不与办公场所混建，要有铁门、铁窗、安防、消防器材，要严格控制好库房内的湿度、温度，对于重要核心档案库还应该落实双人双锁制度，严格档案库室的进出入人员管理，不得单独进入，不得携带具有摄像录像存储功能的电子器材进入，必须要由档案管理人员陪同，并且要做到入库有登记、出库有检查，严格做好档案的静态、动态安全保密管理。
　　（四）建立责任追究制度。不难想象，如果对渎职、失职的行为进行严格的问责，无疑能有效约束档案管理人员，用纪律的武器让管理人员警醒，不迁就照顾、不助长歪风。每个单位都应结合自身的情况，制定出档案保密管理的纪律红线，谁触碰谁就要受到惩处，将档案安全与档案管理人员直接相连，切实降低因失职渎职造成的损失。
　　（五）加大档案利用监督。各类档案要严格按照确定的知悉范围进行管理。管理中，混乱的借阅秩序一直是档案管理的薄弱环节。各级档案管理人员应该对档案利用的全过程进行监督，从借阅、调阅的权限上、手续上逐一核对，对于无权调阅的应该明确拒绝；对于控制借阅的档案，要严格审核借阅人员的动机，对于不合理合法的要求应当予以说明；对于借阅出去的档案，要做到不失管不失控，只能在阅读室使用，确需带出阅读室的，都要按照流程和审批权限严格办理，不能因为怕得罪人就随便简化程序甚至不走程序。档案归还时，要仔细核对原件有无缺页、损坏，对于恶意损毁、夹带档案资料的要立即上报，严肃处理。
　　（六）加快信息化进程。加快档案管理信息化进程，要从技术和制度两个层面进行推动。技术层面，要由国家相关部门推出一系列的技术标准、系统参数，使全国信息技术公司能够有的放矢，朝着一个方向努力，避免空转消耗。制度层面，要根据信息化的进程，适时提出与发展进程相适应的制度规定，并不断调整完善，避免因制度过时制约技术层面的发展进步。另外一个方面，各部门要破除利益壁垒，精准发力，共同开发出适用性强的档案管理系统，档案管理部门也应该加强学习研究，让本单位在硬件设施方面尽量符合标准条件，以便更好地与信息系统融合适配。
　　四、结语
　　对于档案保密工作中亟须解决的问题，相关部门应该制定一个统一的标准，对如何提高档案的安全性需要进行研究。本文从问题切入，谈现象、提方法，旨在提升档案管理人员的保密意识、职业素质，以期对档案管理工作有所帮助。
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