关于医药分销企业采购返利管理的分析

　　中图分类号：F275文献标识码：A文章编号：10025812（2017）14003002
　　摘要：医药分销企业是连接医药生产企业和医院、药店等药品终端的有效纽带，其利润来源实质是药品配送服务费。随着我国医疗卫生体制改革的深化，药品价格、药占比等进一步降低，另外也由于医药分销企业之间的激烈竞争，企业的配送费也呈逐年降低趋势。为了维持乃至增强医药分销企业的盈利能力，一方面需要企业积极拓展创新业务，另一方面需要向管理要效益，提质增效。采购返利，作为销售毛利的一部分或者说是一种有力补充，其管理效果对医药分销企业来说至关重要。文章对医药分销企业采购返利现状进行了简要介绍，对医药分销企业采购返利动因进行了分析，并对医药分销企业采购返利管理的关键控制点进行了详细阐述。
　　关键词：医药分销企业采购返利管理
　　一、引言
　　返利，就是供货方将自己的部分利润返还给销售方，它不仅可以激励销售方提升销售业绩，而且还是一种很有效的针对销售方的控制手段。在医药流通领域，处于行业上游的医药生产企业基于自身的一些考虑，比如为了更大提升产品的销售量，或为了更好地控制流通渠道，或基于一些其他原因，普遍采用返利的方式向医药分销企业进行销售。在购销协议中明确约定附带不同条件的返利。由于医药生产企业一般在行业中处于较为强势的地位，医药分销企业难以与之取得平等的谈判地位，因而购销协议中少有条款能够协商修改，往往只有被动接受。
　　从医药分销企业角度来看，药品销售的毛利（实质是药品配送费）被分成了两部分，一部分是协议约定的进销差价，另一部分就是达到一定条件后才能取得的返利。对于一些较为苛刻的协议，约定的进销差价几乎只能维持医药分销企业的配送成本，甚至进销差价倒挂，只有争取达到协议约定条款的条件，获得返利，才能实现盈利，因此，在与医药生产企业签订了包含返利条款的采购协议后，流通企业只有依靠加强内部管理，完成采购返利约定的条件，才能及时、足额取得返利，维护企业的利益。
　　二、采购返利动因分析
　　（一）要求医药分销企业完成一定的任务量
　　对于大多数药品来说，虽然在价格或疗效上会有差异，在针对治疗同一疾病的治疗药品基本都有可替代的药品，医药生产企业为了保证药品的销量，稳定或提升其产品的市场占有率，会要求下游分销企业持续提升其产品的销量，而通过约定年度销售任务的方式给予一定奖励就是一种方法。通过在签署年度购销协议时逐年提升年度销售任务的方式，提升药品的销售份额。
　　（二）要求医药分销企业及时付款
　　与医药分销企业普遍存在的账期长、应收账款余额较大不同，医药生产企业账期短、应收账款余额较小，主要是因为多数医药分销企业下游客户以医院为主，虽然医疗机构药品集中采购工作规范（卫规财发〔2010〕64号）第三十七条明确规定医疗机构应当严格按照合同约定的时间回款，回款时间从货到之日起最长不超过60天。但实务中鲜有医院遵照执行，而且从全国来看，不同省份医院，回款账期差异较大，甚至同一省份不同地区、同一地区不同医院都有较大差异。而对于医药生产企业来说绝不允许下游客户超期付款的情况存在，因此按期付款是必须无条件遵守的，能提前付款当然更好，所以一些医药生产企业会在协议中作出约定，要求分销企业按照约定的期间和付款方式付款，比如货到付款，发票开具多少天以内付款，及时付清货款会获得协议约定的返利，超期一天付款就没有返利。从财务角度看也就是现金折扣，但实务中医药生产企业普遍以返利的形式，即通过票面折扣的方式支付。
　　（三）要求医药分销企业配合完成一定的推广服务
　　有时医药生产企业也会通过返利补偿方式要求医药分销企业协助完成一些基本的药品推广服务，这并不是医药分销企业的主要业务，因此这种情况并不普遍，但也并不是没有，因为从税收筹划角度来看这种方式并不合算，但是这种方式却可以很好地控制分销企业积极协助配合完成药品推广。
　　（四）对于一些特殊销售的补偿
　　此种情况比较复杂，其核算也较复杂。如果不能借助现代化的信息工具，且没有较好的日常工作基础，核算起来不但繁琐而且容易出错。首先，对于大中型医药分销企业来说其下游客户类型不同，即使同一类型客户，销售政策也因地域不同、客戶不同而差异巨大，最为典型的就是销售账期，因此按一般的销售政策销售，对于某类客户来说医药分销企业实际上是亏损销售的。由于这类客户对于医药生产企业来说也是不能放弃的，所以会对该部分销售给予一定的返利，来补偿医药分销企业的损失。其次，随着医改的深入、药品零加成、两票制的执行等，虽然医疗机构药品集中采购工作规范（卫规财发〔2010〕64号）第三十六条明确规定医疗机构按照合同购销药品，不得进行二次议价。严格对药品采购发票进行审核，防止标外采购、违价采购或从非规定渠道采购药品。但实际情况是不断有医院在省标之后进行二次议价。医院直接要求医药分销企业给予返利，有的返利比例还较大，而本身只赚取配送费的医药分销企业，也只能与药品生产企业协商，要求给予一定返利以补偿损失。虽然这与医药生产企业主动给予的采购返利有些区别，但其补偿方式、账务处理等与采购返利基本相同。
　　三、加强采购返利管理的关键控制点
　　医药生产企业出于各种各样的原因，制定了相应的返利政策。因此，对于医药分销企业来说，只有加强自身的管理能力，加强采购部门、财务部门、运营部门、销售部门以及仓储物流部门相互配合、协作的能力。完成协议约定的返利条款，才能收到返利，维护企业利益。一般来说，医药分销企业应注意以下几方面采购返利的关键控制点：
　　（一）是否有明确的采购返利管理制度及流程，明确各部门的分工及相应职责，确保返利准确核算和确认
　　确保应收尽收采购返利涉及公司多个部门，只有明确制度、固化流程化，并严格执行，才能保证各部门按照其职责分工各司其职，各尽其责，才能相互协作，准确核算、确认和和清收。比如明确采购部门负责与供应商约定、签署相关协议，将经过公司管理层批准的采购协议交财务部备案，同时根据协议计算采购返利；财务部门根据采购协议计算采购返利，并定期核对返利应收及未收情况；仓储物流部门做好销售票据及签收回执的流转与保存；销售部门及时反馈医院客户的最新销售情况，核对并向公司反馈医院的二次议价计算明细；运营部门则负责跟进整个流程是否顺畅衔接，对发现的问题要及时解决，并及时应对随时可能出现的新情况。endprint
　　（二）是否所有返利均以书面形式在采购协议中明确约定，对采购返利的计算依据、计算方法、支付方式、支付时间都作了清晰约定
　　在实际工作中，任何口头的协议都有可能因为当初约定人员的变动等原因而导致纠纷，且口头约定的返利由于不易被发现，也会增加相关人员舞弊的风险，这些都不利于维护公司的利益。因此，必须以书面协议的方式约定返利。此外，部分企业可能在协议中对返利条款没有做一个准确的约定，在计算依据、计算方法、支付方式、支付时间等方面都可能造成双方理解的分歧，导致日后产生纠纷。因此这些内容必须在协议中清晰、准确地约定，以能有效避免因对于返利条款理解的分歧而产生的纠纷。
　　（三）采购、财务等部门是否各自记录返利台账，定期进行相互核对，并及时与供应商确认
　　为准确核算返利，采购、财务等部门各自记录返利台账，并定期进行核对，有利于加强对采购返利的清收，财务部门根据协议，将所有应收的返利都记录于返利台账，有助于督促采购部门清收所有应收的返利，从而维护公司利益，也能及時发现协议中可能存在的因理解不同而产生的分歧，以便及时与供应商协商修改或补充。同时，由于返利一般是定期核算并支付，及时核算并与供应商确认是有效清收返利的保证。因此返利计算表应及时获得供应商书面确认，作为日后清收的依据。实务中有些是供应商发出计算表，这种情况下医药分销企业需要及时核对并确认。
　　（四）运营部门是否对整个返利管理流程进行监督，确保返利应收尽收
　　首先，公司运营部应负有监督整个返利管理流程正常运行的责任，对于任何新的变化应及时采取应对措施，并对制度流程作相应修改或调整；其次，运营部负有对整个流程进行监督的责任，对任何未按制度流程执行，或者执行有偏差造成应收而未收返利而使公司遭受损失的，要追究相应的个人责任。特别是约定按期付款的返利，相关人员必须在付款期限前确保已经走完返利付款的审批流程，在账款到期日付款。
　　（五）对于特殊销售的补偿，特别是医院二次议价的销售补偿，是否有相应的信息系统支撑并做好日常的基础数据维护工作
　　医院一般按照其用药量销售排名确定征收返利品种和金额，因此医院药品使用量是一个动态变化的过程，每月数据都可能在变化，医药分销企业在与医院核对确认后，须再向医药生产企业或居间人核对确认补偿金额，并及时催收。因此这种返利计算更为复杂，需要开发相应的信息系统支撑，同时必须做好日常数据维护工作，这样才能做到准确核算。
　　四、结束语
　　尽管采购返利形式多样，存在一定管理难度，但采购返利对企业盈利能力产生的日趋重要影响也不容小视，且随着我国医疗体制卫生体制改革的深化，以及市场竞争环境的日益激烈，倒逼医药分销企业不断加强内部管理，以提升自身盈利能力和经济效益。本文通过对医药分销企业采购返利关键控制点的分析，以期为医药分销企业的采购返利管理提供有益借鉴。
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