加强工程档案管理对促进工程质量的作用探讨

　　【摘要】社会科技的快速发展为海洋石油行业的发展创造了良好的条件，但与此同时，也对海洋石油公司的工程质量和档案管理提出了更高的要求。因此，相关工作人员首先要明确提高工程质量和加强档案管理之间的联系，然后再结合现阶段的工程档案管理具体情况制定科学有效的管理措施。不仅要对工程开展过程当中每个阶段的实际情况和质量问题进行详细的记录，同时也需要安排专业的档案人员，对工程档案进行全面的管理。这样才能够在全面提升工程档案管理整体效率的同时，为海洋石油工程质量的提升提供良好的保障。
　　【关键词】加强；工程档案管理；促进；工程质量
　　地理环境和科技水平会对海洋石油工程的开展造成一定程度的影响，无论是前期的图纸设计，还是后期的建设和安装都存在相对较多的影响因素。这无疑极大程度上提升了海洋石油工程的施工难度和工程档案管理难度。在此情况下，相关工作人员首先要利用专业设备和仪器对不同的油气田性质和海域环境进行全面的调查，然后再利用先进的系统搜集工程各环节的相关资料，并对其进行有效的整理。这样能够及时发现工程开展过程当中存在的各种安全风险和质量问题，从而能采取有效的措施和方法来对整体的工程质量进行有效的控制。以确保实际的工程档案管理和工程建设质量都能够达到预期的要求。
　　一、工程质量和档案管理的内在联系
　　在实际的海洋石油公司工程开展过程当中，无论是科学地进行前期的准备工作，还是有效地开展后续的建设和维护工作，都是为了能够最大限度地提升整体的工程质量。而工程质量是否得到有效的提升，不仅和施工人员的规范操作及施工材料的质量有着密切的关系，同时还会受到工程档案管理工作的影响。通常情况下，大部分海洋石油公司在开展实际的工程建设之前就已经建立好了相关的工程档案，其中会包含工程档案的招投标信息和立项文件等重要凭证，以及相关的工程设计图纸和施工方案，这样才能够确保实际的工程能够按照预期的要求循序渐进开展。如果相关工作人员忽视工程档案的建立和管理，很可能会导致重要的工程信息或者重要凭证丢失，从而给后续的工作开展造成较为严重的不良影响。此外，工程当中包含的具体施工资料和重要文件资料都需要安排专业人员对其进行反复多次的检测，如，工程当中涉及的重要施工材料，如砖块、钢筋、水泥等的采购合同和检验文件。只有确保所收集的信息和数据准确无误，才能够为后续的工程开展提供科学有力的参考。因此。也可以说，工程档案管理不仅是海洋石油工程开展当中的重要组成部分，同时也是确保工程开展和建设质量提升的关键所在。
　　二、加强工程档案管理对促进工程质量的作用
　　（一）为工程提供可靠的理论依据。海洋石油公司的工程档案准确、真实、详细地对整个工程开展的具体情况进行记录，并根据相关的档案管理规章制度对其进行分类整合，使之形成较为完善的重要文献和资料文档。其中包含的资料信息不仅会对工程开展情况造成影响，同时还会左右工程质量，是后续工程开展的重要理论依据和科学参考。海洋石油公司往往安排专业的档案人员负责具体的档案管理工作，为了使档案管理人员的管理工作有章可循、有法可依，还需要在原有的基础上建立较为完善的工程档案管理规章和制度，全面对档案的收集、整理、编制等操作进行有效的规范。不仅会设置相应的档案室来储存重要的纸质文件，同时还会借助计算机建立先进的电子信息数据库来储存重要的图片、视频、电子文档等档案，为相关的工作人员提供重要档案的检索和浏览。此外，档案管理人员还会根据公司开展的进度不断搜集第一手资料，并对各阶段的工程质量检测报告进行有效整合，及时对重要的档案进行有效更新。这样不仅能够全面提升工程档案管理的科学性和准确性，同时还能根据以往的工程档案可能出现的突发事故和管理问题进行综合预测，然后以此为依据制定具有較高科学性和可行性的工程档案管理紧急应对机制，这样能够最大限度避免各种工程安全事故和档案管理风险的出现。
　　（二）客观反映各阶段的质量水平。工程档案囊括了施工前、施工中、施工后各个环节的重要信息，通过对档案进行查阅，能充分了解不同阶段的工程建设质量情况。工程开始之前的立项文件记录了与工程有关的设立、审核、决定，而在此基础上，还会产生一些估算编制、招投标、项目大纲、设计等多文件资料，这些资料会对后续的精准设计和测量勘探提供准确的参考。在人们对于工程施工的要求不断提升的当下，档案管理人员也需要不断对施工理念和档案管理体系进行革新，如量化分析理念、精细化管理的推行。想要实施全新的工程档案管理模式，就必须要对原有的公司档案进行全面了解，然后在此基础上构建科学精准的全新工程档案管理质量体系。另外。也可以对档案信息进行科学有效评价的基础之上，用更加精准和科学的方法对整体的工程进行多方面、全方位的评测，从而更好地把握工程进度和工程质量变化。此外，工程当中还包括了较多的无法从表面看见、具有较多隐蔽性的施工工序，而在整体工程完成之后，相关的检测人员并不能全面对这些环节进行质量的检测。此时，通过对工程档案的查阅就能够对这些不同的工序进行全面的了解，从而有效将各种质量安全隐患扼杀在萌芽阶段。
　　（三）有效提高整体工程质量。海洋石油工程本身涉及的内容相对较多，想要确保每一个环节的工作质量都能够达到相关的要求，档案管理人员就必须要全面加强工程开展过程当中的信息资源档案的管理力度。然后再对实际的资料档案进行全面的分析，以确保能够更好地为施工人员的技术革新和施工工序的调整提供指导。另外，在公司进行相关的方案制定和决策的过程中，也可以充分参考工程当中的相关信息，这样能够最大限度地避免由于施工错误或者决策失误而造成整体的工作质量下降的现象出现。此外，工程档案当中还包括了参与施工的各个工作人员的详细资料，以及详细规定了每个工作人员的工作内容和工作职责的重要文件。如，设计人员、材料采购人员、安全管理人员、技术指导人员，施工人员等。还会及时对每个工作人员的职责变更和工作表现进行详细的记录，这样一旦整体的工程出现了相关的质量问题或者维护操作，就能够根据档案当中记录的信息来追究工作人员的责任，并视情况对工作人员进行有效的处置。在每个工作人员的责任意识和职业素养都得到全面提升的情况下，整体的工程效率和工作质量自然会随之提高。
　　三、加强档案管理促进工程质量提升的措施
　　（一）加强档案创建管理。档案管理人员必须要从施工前期准备入手，全面加强施工中和竣工后的档案信息收集和整理，然后根据不同阶段施工性质创建相应的档案。在施工前工程档案创建的过程当中，档案管理人员首先要对施工图纸、设计文件、招投标文件进行全面核实，及时对存在的错误和漏洞进行处理，根据相关的要求对不同的资料进行归档和管理。在施工阶段，则需要对工程涉及的设备、材料、人员等资料进行收集，然后以此为依据对施工进度和工程质量进行全面控制。在工程完成之后，则需要根据具体的要求搜集相关的工程评估、工程验收、工程总结等重要资料。不仅要将工程形成的纸质文件进行妥善的保管，还要将不同阶段的工程档案录入档案管理系统当中。这样不仅能够使实际的工程档案更加科学和完善，同时还能为后期的管理和维护提供科学真实的重要数据。
　　（二）提高人员专业素养。公司必须要引导相关的管理人员树立全新的管理理念，利用实际培训和网络途径加强现代工程档案管理知识的教育和宣传，不断鼓励档案管理人员根据具体的管理情况进行管理方式和管理手段的创新。在确保档案人员更加熟悉实际工作流程和管理方法的基础上，有效提升档案管理人员的道德水平和职业素养。另外，还必须要建立相应的员工培训档案，除了要加强对施工员、造价员、监理员、安全员的管理之外，还必须要增设材料员有培训档案，并将其纳入到职业培训的总结当中。对于参加培训并达到相关资格的工作人员，则颁发相应的资格证书，并将相关的《资料员合格证》收入培训档案当中。也可以根据实际的工程开展情况聘用具有较高管理水平的专业人才，全面加强档案管理优秀队伍建设。从而有效为实际的工程质量提升打好基础。
　　（三）建立完善管理制度。我国相关部门出台了一系列与石油海洋工程有关的法律法规和制度政策，在实际的管理过程当中，档案管理人员需要充分参考本区的具体情况，然后以行标和国标为基础来制定不同的工程档案管理制度。不仅要对每个工作人员的工作内容和职责进行明确，同时还需要全面加强对影像、声音、文档等工程档案的管理。公司需要制定较为完善的档案管理工作人员制度，在工程开展之前有效加强岗前培训，不仅要对管理人员的培训、注册、证书的取得进行规范，还必须要求参与工程的每个人员都具备相关的职称资格。此外，还要全面推行档案责任制和档案绩效考评制度，不仅要彻底落实各环节的档案管理工作，同时还要加强对各种违规管理操作的处罚力度。全面加强全新的信息档案数据库制度的建设，对相关档案信息的录入、管理、更新、检索进行明确的规定，不断加强先进的计算机技术和信息化档案管理机制的引入。此外，还需要定期对档案管理系统进行有效更新和升级，这样才能够有效避免因档案信息泄露而给企业造成严重不良影响的现象出现。在全面提升工程档案管理的科技化和信息化水平的同时，不断促进工程质量的稳步提升。
　　四、结束语
　　档案管理人员首先要树立全新的海洋石油工程档案管理观念，对以往的档案管理问题和各种突发性情况进行全面分析。在充分了解工程质量提升过程当中工程档案管理的重要作用的情况之下，利用各种有效的途径和渠道加强档案的管理。此外，海洋石油公司还必须全面提高对管理专业人员的重视，可以通过各种有效的培训和教育全面提升档案人员的专业水平和管理能力，这样才能使实际的工程档案管理工作取得事半功倍的效果。此外，还必须要充分考虑海洋石油工程的特性和档案管理实况，不断加强档案管理制度建设，在确保整体工程质量和档案管理效率能够得到全面提升的同时，为我国海洋石油工程的可持续发展奠定良好的基础。
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