浅谈企业合同示范文本管理和实践应用

　　摘要：随着市场经济的进一步发展，越来越多企业为提高合同管理质量采用示范文本管理模式。合同示范文本历经三个阶段的发展，具有不同的分类和特征，在企业实践应用的过程中存在着优势，但也有相应注意要点。
　　关键词：合同管理质量；示范文本；主要要点
　　一、序言
　　合同示范文本是由国家工商行政部门、行业协会或企业根据法律、法规和政策规定，经过长期实践制订的，具有规范性、指导性或强制性的合同文本格式。它主要包括合同格式条款、样式、计价公式及固定的附件等。合同示范文本的应用对企业加强合同管理、提高签约质量发挥了重要作用。如今，我国已经有越来越多的行业根据实际制订了合同示范文本，买卖、租赁、建筑工程、供用电、保险、技术研究等行业都制订并力推各类合同示范文本的使用，在某些行业合同示范文本的使用与否甚至影响到是否能享受到相关优惠政策。国家对合同示范文本的重视程度可见一斑。本文中，笔者根据长期企业合同管理实践经验，阐述合同示范文本的管理流程，并介绍其在合同管理工作中所起的作用，并指出需注意的要点和建议改进事项。
　　二、合同示范文本的发展历程
　　1982年7月1日，《中华人民共和国经济合同法》实施后，为规范合同文本形式，首次提出了合同示范文本的概念，至今主要历经了三个发展阶段：
　　（一）需求激增，民间自发制订合同示范文本阶段
　　上世纪80年代末，正值深化改革、对外开放的高峰时期，市场经济体制不断完善，企业之间以及企业对外商签订合同体量激增，合同纠纷也频繁出现。当时，许多合同签订当事人缺乏经济、法律等相关知识，导致签订的合同出现缺款少项的问题，严重的甚至被合同相对方恶意欺诈，给合同履约带来极大的隐患。为解决这些问题，某些行业协会、特大型企业等根据《经济合同法》的规定，结合自身实际，将本行业或单位发生频次较高的业务做成相对固化的合同文本样式，供本行业或本企业参考使用，这样至少能达到合同不遗漏条款、格式相对规范、内容基本合格的要求，合同当事人使用起来也比较方便，提高了签约质量。
　　（二）政府规范，相关政策相继出台阶段
　　上世纪90年代，政府相关部门注意到各行业、企业自发制订合同示范文本的现象，为进一步规范合同示范文本各项管理行为，适应改革开放经济形势要求。国务院办公厅国办发【1990】13号文件规定，在全国推行经济合同示范文本制度，1990年8月20日，国家工商局又下发《经济合同示范文本管理办法》。各省市相继采取一系列措施，积极推行合同示范文本。上海工商局于2003年制订颁布《上海市合同示范文本备案办法（试行）》。政府各项规定对行业、企业实行合同示范文本制度，贯彻执行《经济合同法》，提高合同签约和履约率起到了重要作用。
　　（三）经济形势变化，文本不断修订完善阶段
　　进入20世纪，立法高峰的到来，仲裁法、担保法、物权法等一系列新法律法规的制订和颁布。另外，市场经济体制也进入调整期，合同示范文本也不断需要修订和完善，以适应市场经济发展需要。随着新合同法颁布和实施，国家工商行政管理部门又组织制订和修改了16类73种合同示范文本。对规范合同当事人的签约行为和经营行为，保护其自身的合法权益，健全社会主义法制，起到了积极作用。
　　三、合同示范文本管理基本流程
　　（一）合同示范文本的分类及特征
　　1。合同示范文本的分类
　　合同示范文本可以根据合同类型、颁布时间顺序等进行分类，但笔者根据企业合同管理经验及本文研究的重点将其分为以下三类：
　　（1）行业指定合同示范文本。行业指定的合同示范文本广泛存在于建筑工程（包括不限于设计勘察施工监理）、技术开发、人寿保险、金融担保、融资租赁和水电气的供用等方面，这些合同示范文本经过行业内各类企业的锤炼，其合法合规性毋庸置疑，但相对的，这些文本条款的更改余地较小，有的甚至完全无法更改。另外上述许多合同示范文本是由政府相关职能管理部门制订发布，强制推行，并实行登记备案制度，企业使用这些示范文本可以享受退免税或政务手续简化等优惠措施。
　　（2）泛用型合同示范文本。泛用型合同示范文本是指企业根据自身经营实际情况，为提高合同管理效率，针对发生频次高、风险相对可控的业务制订的合同示范文本。高质量的企业泛用型合同示范文本应该是相关业务法律法规、商务、财务和专业技术等条款的相互支撑和有机结合。绝不是从网上随意下载使用，或聘请律所闭门造车形成的一套中看不中用的文本。
　　企业泛用型合同示范文本应该在收集和整理相关行业业务标准合同范本的基础上，结合企业业务实践，并在总结参考企业已经执行同类型合同基础上，提炼、归纳出的各类合同要点，并逐步合同模板。这类合同示范文本的管理实践是本文讨论的重点。
　　（3）专业型合同示范文本。在合同管理实践工作中，除上述两类合同示范模板外，还有一类专业型合同示范文本。以笔者所在的航空制造业来说，波音空客等航空制造业巨头对需转包的工作包内容有着专门的合同示范文本（指定商务条款加若干工作描述附件），飞机机体大部件工作包项目也有相对固定的合同模板。这类文本除了一般的合同条款外，还包含的项目专用的质量、技术、让步等条款，使用频次比泛用型合同示范文本要低很多，条款针对面狭小，可修改程度低。合同谈判中占强势的一方经常采用此类示范文本来维护自身利益。
　　2。合同示范文本的特征
　　一般而言，企业制订的合同示范文本具有系统性、规范性、相对权威性和实用性等特征。
　　（1）系统性是指企业的合同示范文本是一个完整的体系，而不是零散的、随意的一些合同模板简单拼凑组成。举个例子，企業可以按合同类型制订合同示范文本，下设采购类、承揽类、技术类、建设工程类、委托类等各类合同示范文本，而每个大类下可按业务实际需要设置各类文本，例如采购类可以分为国内采购类、国外采购类、一般货架产品采购类、设备装置采购类等合同示范文本，另外对一些专业型较强的业务，根据项目子业务设置不同类合同模板，例如建设工程类可以下设设计勘测类、总包施工类、施工监理类等合同示范文本。
　　（2）规范性是指企业在制订合同示范文本时，文本的内容应与现行的法律规定，行业标准项目和企业内部规定相匹配，不能超越上述规定，必要时可以增加示范文本使用说明来规范业务经办人使用文本。例如某示范文本中付款条款中预付款比例是根据业务谈判具体设置的，但企业财务部门规定：一般采购类产品预付款比例不得超过合同总价的30，设备类采购产品预付款款比例不得超过合同总价的20。这就需要具体说明，提示合同经办人正确使用合同示范文本。
　　（3）相对权威性是指企业合同示范文本应该是由企业合同管理部门制订并公布，其他部门无权擅自制订或大幅度更改合同示范文本，如业务部门确有需要制订新的示范文本或在示范文本中增加相应内容，需经合同管理部门认可后发布实施。
　　（4）实用性是指各类合同示范文本应该是充分考虑企业业务实际情况，遵守法律法规，参考行业众多合同文本精华制订。必须泛用型广，可操作性强，易于使用，有利于提高企业合同管理整体质量。
　　（二）合同示范文本管理体系
　　1。合同示范文本相关管理部门
　　一般而言，合同示范文本相关管理部门与企业合同管理体系的相关职能部门一致。合同管理部门作为示范文本的归口管理部门，负责制订相关管理制度，颁布、解释和修订各类示范文本，并负责协调各部门在使用示范文本中发生的各类问题，对示范文本进行网络宏观指导和监督，法务部门负责合同文本的合法性、财务部负责文本中付款方式、付款进度等财务条款设置、技术质量部门负责质量要求、质保期、技术条件等条款的制订。当然，这些文本最终的用户是各业务部门。
　　2。合同示范文本的应用范围
　　企业制订合同示范文本就是为了提高合同管理整体质量，所以合同示范文本应包含企业绝大部分的业务范围。当然，上文提到的行业制订和专业型合同示范文本也应该纳入企业合同示范文本管理体系，只不过对这些文本的管理方法相对单一，另外建册管理即可。
　　3。合同示范文本的修订和增减
　　业务部门作为合同文本的使用部门，不只是被动使用文本，管理职能部门对合同示范文本也有着不断更新的需求。另外，随着新法律法规的制订和办法，行业规定发生较大变化或项目确有特殊需要，示范文本与实际业务发生较大冲突，需修订，新增时，业务部门或管理职能部门可以向合同管理部门提出需求，经合同管理部门综合评估、与相关部门协调后决定是否对示范文本进行升版。
　　四、示范文本在企业合同管理实践中的应用
　　（一）整体提升企业合同文本签订质量
　　这是企业实施合同示范文本的管理最重要的理由之一，统一、规范的文本对合同履约质量提供保障。以笔者的经验，有些企业在未实施合同示范文本管理前，合同文本纷繁复杂，各式各样。甚至采购同类产品的采购合同，有的洋洋洒洒几十页、有的是简单的一纸合同、有的从网上下载现成的合同模板手工填写。总之，无序的合同文本给企业合同签订、履约带来极大风险，因为从善意的合同文字错误到恶意的条款欺诈就是就产生于不统一的合同文本。
　　（二）提高合同审批效率
　　合同审批是企业合同管理的重要环节之一。使用统一规范合同示范文本可以极大提高审批效率。这是因为如果业务经办人使用示范文本起草合同的话，如果对规范性条款没有改动，那么这些条款就无需审核，审核人员只需将精力放在文本中可变条款或与合同对方谈判达成一致的条款上，提高合同审批的效率和质量。
　　（三）示范文本的信息化系统内嵌和管理
　　随着合同信息化水平的进一步提高，越来越多的企业开始使用信息化系统来进行合同的各项管理工作。如果合同文本的起草也在系统中进行的话，完全可以将合同示范文本内嵌至系统中。这样既可以省去合同经办人手动起草合同的步骤，减少差错率，又半强制地推行了示范文本的使用，三可以提高合同审批质量，可谓一石三鸟。
　　示范文本系统内嵌的好处是不少，当然具体实施工作还是有许多方面需要注意。首先，上文所述的行业指定、专业型示范文本和泛用型示范文本在系统中应采用不同的调用方法，前者因为要填写的内容较多且专业，应该让业务部门下载填写后上传，后者改动内容相对较小，可以在系统上直接填写相应条款，由系统自动生成合同文本。其次，合同条款的可修改程度应设置一定权限，条款是否必填，条款是否可改，改动的范围是多少。如上文举的例子，财务部门要求一般采购类产品预付款不得超过合同总价的20，那么经办人在调用此类模板起草合同时，如果在预付款比例中填写的数字超过20，则系统报错，并提示经办人正确的改动范围。最后就是合同文本起草系统留痕问题，实践工作中笔者发现，合同经办人有时会有意无意对示范文本中某些格式条款进行改动，而合同审核人员专注于本部门审核职责，往往对此类改动难以察觉，甚至在合同签订时也难以察觉，虽然问题微小，但会给企业带来极大风险，就要求系统在合同起草时记录所有经办人对示范文本修改的记录，供合同审核人员在审核过程中调阅，坚决杜绝上述问题。
　　另外，示范文本在合同管理系统中还有建库、维护和更新等工作，这是合同管理系统构建方面的内容，本文不具体展开。
　　五、实践中应注意的问题和建议
　　尽管示范文本在企业合同管理工作发挥着越来越重要的作用，但是示范文本的使用还是存在一定问题，企业在进行合同管理工作中应该注意以下几点：
　　（一）示范文本适用范围和法律效力的存在局限性
　　尽管企业在制订合同示范文本时考虑周全，力求尽善尽美，示范文本只能对各业务领域存在的普遍问题加以规定，不可能完全考虑每个具体个案的情况，这样就造成示范文本对某些业务鞭长莫及的情况。另外，即使是国家机关、行业协会发布的合同示范文本并不属于法律体系的一部分，本身不具有强制效力。合同谈判中，强势方经常以此文本仅仅是起示范作用为由，拒绝采用企业示范文本。这是由企业业务的多样复杂性和合同示范文本本身的局限性所致，所以遇到上述情况，只能因地制宜，加强合同双方的沟通和协调，对是否采用示范文本采取灵活的取舍。
　　（二）示范文本具有保质期
　　制订任何合同示范文本都不可能一劳永逸，法律法规、技术质量条件、行业规则的变化时刻影响示范文本相应条款，另外文本在企业实际应用过程中也会发生各式各样的问题。以笔者的经验，每隔一年应对所有合同示范文本进行评估、更新和改进，当然这还不包括某些文本紧急、临时性的改动。
　　（三）示范文本的安全性
　　安全性就是本文在文本的信息化系统内嵌中提到的第三个问题，为了防止当事人对合同文本擅自改动，避免随之引起的风险和麻烦，除了采用系统技术手段之外，各级合同审批人员，特别是合同签订最后一道关卡用印人员一定要对合同文本进行全面校对，确保合同内容正确无误。
　　六、结束语
　　示范文本的应用能给企业合同管理工作带来益处，它可以提升合同签约质量、提高审批效率、降低履约风险，但在实践过程中，还存着缺乏法律约束力、适用范围不全等问题。此外，如何对文本进行实时更新也是摆在企业合同管理人员面前的課题。但是毋庸置疑的是，使用和推行合同示范文本，已经使企业的合同规范管理的道路上迈进了一大步。
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