高职院校合同管理现状及对策分析

　　【摘要】合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。合同管理是高职院校落实内控管理、防范经济风险和维护学校权益的重要抓手与工具。随着财政加大对高职院校的投入，教学、科研及管理活动涉及到大量的经济活动及各类合同，与其他经济主体的经济联系愈发紧密，因此愈发突显了合同管理的重要性。很有必要从合同管理流程、思想认识水平、合同管理手段、方法等多方面剖析高职院校的合同管理现状，以建立健全合同管理制度，寻求合同管理对策，打造动态的、全流程覆盖的高职院校合同管理体系，以加强高职院校的权益保护，推动高职院校的教学、科研及教育事业的健康发展。
　　【关键词】高职院校；合同管理；合同风险
　　【中图分类号】F275【文献标识码】A【文章编号】10025812（2019）10011002
　　财政部《行政事业单位内部控制规范（试行）》《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》《行政事业单位内部控制报告管理制度（试行）》一系列文件的颁布、实施，既是行政事业单位推进内部控制工作的法规依据，又对行政事业单位内部控制工作提出新的、更高的要求。
　　一、高职院校合同管理现状及存在的问题
　　（一）缺少合同管理制度或合同管理制度，操作性不强
　　高职院校没有意识到合同管理的重要性，甚至没有制定专门的合同管理制度，合同管理的水平过于依赖经办人员的经验与责任心，审批流程、标准存在随意性，合同管理缺乏制度保障，合同管理存在较大的风险隐患。
　　虽然很多高职院校制定了相应的合同管理制度，但制度中原则性内容较多，缺乏具体的操作流程与细则。制度中虽有职责分工、合同的签订与执行相关规定，但比较笼统、粗略，对合同管理工作指导性不强，缺乏可操作性。制度中容易遗漏合同的关键环节与风险点，往往会忽视合同专用印章的使用与管理，造成合同变更、违约、解除控制及档案管理等重要环节出现风险点。一方面，合同管理缺乏关键控制点，难以覆盖合同管理的整个过程，使得合同管理制度起不到防范与管理合同风险的作用；另一方面，合同管理工作没有统一的操作流程，合同管理制度涵盖内容不完整或相关规定过于笼统化、原则化，导致合同管理制度的操作性不强，严重影响工作效率。
　　（二）合同审批与预算管理、资产管理等相脱节
　　高职院校无论是财政性资金来源还是非税资金来源的支出预算，都有预算限额与具体用途，即存在预算约束。由于经费使用部门与合同审批部门对预算的严肃性缺乏认知，存在不按用途使用预算的情况；导致合同签署后，财务部门只能被动根据合同付款，导致预算执行不力或未按预算既定用途使用相关预算。财政部门对资产采购有着严格的审批流程，一般需要在当年下半年做好次年资产采购配置的预算。对于非年度资产预算目录中的采购事项，需另行向财政部门申请追加资产配置，取得财政部门批准之后方可实施资产采购。但经费使用部门工作计划性不强，其资产采购工作往往具有突发性与任意性，工作中经常出现非资产预算目录中的资产采购事项，甚至供应商已将资产配送至学校、经费使用部门已开始使用资产，但因为没有资产配置预算导致资产采购的款项迟迟无法支付。
　　（三）合同审批分工不明、职责不清
　　因合同审批分工不明、职责不清，很容易出现有利益时争相审批、参与合同管理，有责任时互相推卸、不愿意审批等严重妨碍合同审批效率的情况。既浪费了时间，降低了效率，又不能发现与防范风险。比如一些已签署生效的合同定金、付款方式、付款时点、发票开具等重要条款未经过财务部门的审核，很容易导致经济风险。
　　（四）合同审批流程混乱，流于形式
　　有些高职院校虽然有着较为完善的合同管理制度与审批流程，但合同的审批往往流于形式。合同中会出现不该出现的低级错误，如：少数合同甚至出现甲乙双方颠倒的情况、合同中没有起讫日期、双方的责任权利约定不明、甲乙双方都没有经办人员签字等种种错误，说明合同审批只是流于形式，没有审查对方主体的资格、资质及合同条款。合同审批人员必须具备法律意识和风险意识，在审核合同时一定要充分考虑到合同履行过程中发生的各种情况，务必在合同中约定好双方的责任权利。
　　（五）重视合同书面审批，忽视合同履行跟踪、监督
　　有些高职院校合同管理制度较为完善，同时对合同审批也较为重视，但也仅仅限于对合同书面审批的重视，却忽略了更为重要的合同履行的跟踪与监督。合同双方权利的实现有赖于双方对合同责任的履行，如果不按照合同约定条款履行合同，合同的价值必然大打折扣。比如，一旦高职院校接受了应验收而未验收货物或工程，作为放弃权利一方的高职院校要承担因此带来的不利后果或损失。反之如果重视对合同履行的跟踪与监督，在验收货物或工程时可能就会发现问题，此时更能明确是供货商的责任。
　　（六）依賴人工管理，信息化水平不够
　　目前高职院校的合同管理主要以人工管理为主，缺乏合同管理系统化管理，信息传递效果差，管理效率低，难以从整体上了解、把握高职院校合同执行的状态与风险。由于合同管理的信息化水平不足，合同审批过程中会存在碍于人情违规放行的情况，很容易导致合同管理制度难以真正贯彻执行。由于合同信息传递不畅，导致有应收未收款项，造成国有资产流失风险；同时也可能产生应付未付的款项，学校很可能因违约而承担违约责任及合同延迟履行的风险。
　　（七）不重视合同档案的收集、归档
　　合同档案是合同立项、洽谈、招标、签订、履行及合同变更、转让、终止等活动全过程的各类文件、资料与客观记录。法院有判决案例表明，有单位在合同遗失后，对方当事人修改了合同内容后，遗失合同的单位最终承担了不利的法律后果与经济责任。合同档案是证明与查验高职院校相关职能部门合同管理过程中尽责、合规的重要依据，一旦相关合同档案遗失，就不能证明相关职能部门在合同审批过程中是否尽责、合规，合同内容或资料的缺失会造成内外部审计风险。同时合同档案也是合同发生纠纷时维护本方权利的重要依据。由于高校不重视合同档案的收集、归档，导致高校承受各种经济损失、法律纠纷、名誉受损的风险，从而影响了高校教育事业的健康和可持续发展。
　　二、强化高职院校合同管理的建议与对策
　　（一）细化合同管理制度，强化制度的可操作性
　　合同管理制度，不仅有顶层设计与总体原则，更应有直接指导合同管理的实施细则，明确各职能部门在合同审批中的职责与侧重点，要详实而具体。比如校长办公室（或党政办）总体负责合同管理、合同章的保管和使用、常用合同范本的拟定、查证拟签约方的合同身份及法律资格、制定学校合同管理制度等；各部处院系负责初审业务经办人员与合同对方拟定的合同条款、监督本部门合同的签订及履行情况、审核本部门合同台账等；财务部门负责审查付款时间、付款进度、发票开具等相关具体条款、审核合同是否有充足的预算、合同内容是否与预算相符、调查拟签约对象的资信状况、按照合同约定条款办理财务手续、按照合同约定条款收付款项、按照合同约定条款履行赔偿责任等。这样才能真正做到职责清楚、管理有序、分工不分家，发挥各职能部门在合同管理中的协同作用，提高合同管理水平。
　　（二）加强合同审批与预算管理、资产管理的结合
　　要把合同管理与预算管理、资产管理等联系起来，把合同管理作为支持预算管理、资产管理的一个抓手。财务部门要严控预算，杜绝无预算签署、履行合同，防止产生经济风险，根据预算安排合同的资金支付节点与进度。凡是有资产采购的合同，资产管理部门应从合同立项开始介入，不仅要审核合同是否有资产预算，更要评估资产配置是否合理、有无浪费，要评估资产使用的效益。
　　（三）加强合同履行跟踪、监督与責任追究机制
　　签署合同的目的是为了履行合同，承担合同义务获取合同权利，不能一签了之，因此必须要加强合同履行跟踪、监督，建立在合同管理中不当行为的责任追究机制，督促相关人员尽心尽责。考核相关人员在合同的立项、签订、履行、档案归集等诸多环节的履职情况，区分主客观因素，公正评价相关人员的管理绩效，以达到鞭策落后、鼓励先进的目的，形成良性的责任导向，防止合同约定的条款难以落实，损害学校的经济利益与声誉，并纳入相关人员年度考核，作为其薪酬和职级调整的重要因素之一。
　　（四）推进合同管理信息化
　　信息化的重要前提就是要梳理现有的管理流程，必须有清晰、明确的管理流程才能实施信息化。以推进合同管理信息化为契机，梳理高职院校的合同管理流程、职责，明确各职能部门在合同管理中的职责，杜绝合同管理的相关制度与实际操作两张皮的情况，杜绝签署不合程序的合同与人情合同。统筹促进学校信息化工作，融合合同信息化系统、预算管理系统、资产管理系统、财务管理系统等多个系统，避免产生信息孤岛、重复建设浪费资源，杜绝各职能部门各自为政。同时利用合同管理信息化收集合同整个生命周期的相关资料与归集，做好合同档案的收集、归档工作。通过预算管理系统与资产管理系统的支持更好地提升合同管理质量，推动合同管理工作健康发展。Z
　　【主要参考文献】
　　〔1〕冯俊波，宁晓林。浅谈高校签订经济合同应注意的几个问题〔J〕。法制博览，2013，（12）。
　　〔2〕靳锋敏。高校强化经济合同管理防范财务风险的实践研究〔J〕。高教研究与实践，2011，（04）。
　　〔3〕冉福松。浅议新时期高校合同管理存在的问题与对策〔J〕。经济师，2008，（08）。
　　〔4〕余琳。高职院校合同管理法律风险预防措施探讨〔J〕。法制与社会，2017，（21）。
　　【基金项目】南京城市职业学院校内课题高职院校合同管理现状及风险控制研究（项目编号：KY201730）。