浅谈国有企业公文管理工作存在的问题及对策

　　【摘要】本文结合笔者国有企业的实际工作经验，总结公文管理中几类常见问题，并就如何提升公文管理水平，谈谈自己的看法。
　　【关键词】国有企业；公文管理；对策
　　公文管理是指公文收发文单位特定的人员用特定的方法办理公文，使之符合有关规定和收发文单位的要求。它是一个动态的过程，包括公文拟制、办理、保管、归档在内的一系列衔接有序的工作。做好公文管理，提高公文办理质量和运行效率，须紧紧抓住公文处理过程中存在的主要问题，从思想认识、工作流程、人员素质等全方位加以改进，才可以从根本上提升公文管理水平。
　　一、公文管理中常见问题
　　（一）公文拟稿不规范。规范的体式、精确的语言及特定的意向是公文的突出特点及要求，是公文严肃性的体现。但在一些企业由于存在文秘人员匮乏、对文秘工作不够重视等原因，公文的写作质量较差，集中体现为：一是文种使用不当，对公文文种缺乏认识，出现自制文种、误用文种、混用文种的问题。二是格式不正确，上行文、平行文、下行文格式不分、版头混用，公文要素不全、字体混乱。三是措词不严谨，使用口语化、命令化或带有歧义的词语，甚至出现错字别字、语句不通，影响公文的效力和严肃性。四是主题不明确，文稿篇幅长、内容散、中心不突出，针对性不强。五是实用性不强，文件与实际联系不紧密或措施不具体，论述性文字较多，造成文件缺乏指导意义或难以落实。
　　（二）不遵守行文规则。行文规则是制发公文、处理行文关系必须遵守的准则。它是根据发文机关的职责权限及行文单位间的隶属关系，本着有利于实施领导和管理的原则而确定的。但在实际应用过程中，行文规则经常被忽视，出现很多混乱现象。一是行文不按程序进行，存在直接向领导个人报送文件或越级行文、请示未经上级批复就下发指令性文件、涉及其他部门职能范围事项的文件不经会签就下发等现象。二是行文不按规范进行，存在发文规格过高或过低、一个请示文件提出多个请示事项、文件多头报送等现象。三是存在行文繁冗的问题，日常工作过度依赖发文，下级则层层转发，陷于文牍主义。这些问题看似平常，确极易造成企业内部管理的混乱，影响工作的正常进行。
　　（三）公文处理不及时。时效性是公文的重要特征，每一份公文都是有时效的，公文只有在特定的时间内才能产生效用。古人讲：言当其时，一字千金；言背其时，一文不值。从某种意义上讲，时效性的强弱，直接影响和决定着企业的工作效率。在公文运行过程中，由于每日文件收发较为繁杂，处理流程、处理方法的不当及文秘人员自身原因都会导致公文不能得到及时处理，影响工作的落实。主要表现在：一是收发文件不做详细登记，对文件运行情况不做跟踪记录，致使文件压误，甚至造成文件遗失。二是公文运行流程制定过于复杂，流转程序多，对要件急件不采取专办速办措施，致使文件无法及时传达落实。三是未建立督办催办机制，只进行文件流转却不落实承办情况，不掌握文件落实进度和办理结果，致使出现延误或漏办现象。四是文秘人员工作态度不端正等原因，工作拖沓、懈怠，致使文件不能及时收发流转。
　　二、提高公文管理水平的对策
　　（一）提高认识，加强对公文管理工作的重视。公文管理工作中诸多问题的存在，根本原因就是源于管理者甚至文秘工作人员本身没有正确認识到公文管理的重要意义，对公文工作疏于管理，所以，解决问题的关键，就是提高对公文管理重要性的认识。
　　公文是国家机关及企事业单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，具有规范性、严肃性、权威性的特点，是上下沟通、内外交流的重要工具及指导安排工作的法定依据。对于企业来说，公文管理作为一项重要的基础管理工作，公文运行质量不但直接影响到公文质量及其运转效率，还在很大程度上影响着机构整体工作的效能，决定了决策事项能否及时有效落实到位。并且，公文处理水平，不仅反映了公文处理人员的素质，也直接反映了整个企业的工作水平和工作作风，相当于企业对外交往的一张名片，一份好的公文，在商务交往中往往能够给对方留下好的印象，提升企业形象，反之亦然。南朝刘勰说：章表奏议，经国之枢机。足以说明公文管理工作的重要意义。因此，不论是政府机关还是企事业单位，都应把做好公文管理摆到提升基础工作管理水平的高度来抓，加强软实力建设，同时，也应重视和培养优秀文秘人员，认可并激励其对企业发展做出的努力。
　　（二）完善制度，明确部门和岗位的职责。公文管理，贵在按章操作。企业应结合生产经营活动，参照国家和地方政府的制度，适时制定和修订企业自己的公文管理制度，使之成为企业公文办理的主要依据。
　　完善公文管理制度，一是要建立公文管理责任制，明确各级领导、机关部门和各单位、相关工作人员在公文处理中承担相应职责。办公室作为公文运转的总进出口，指定专人负责纸质和电子文件的收发处理工作，所有公司发文、收文，均应由办公室统一负责审核把关、流转办理。机关部门可在规定的发文事项范围内，向所属机构印发部门文件或函件。办公室和各部门应设置公文管理专职人员，负责公文运行管理。二是要完善公文处理办法，对企业机关公文处理的内容、流程等作详细规定，规范公文格式、行文规则、操作程序，明确操作方法，简化操作流程，加强制度的规范性、指导性和可操作性，使公文管理各个环节都有据可依。（下转第16页）（上接第6页）三是细化运行台账和登记记录，收发文件时要在进行逐页清点、交接签字后进行详细编号登记，具体到收发文日期、份数、标题、页数、密级、发文机关等，文件运转要进行跟踪，建立台账，具体到运转部门、接收人员、接收时间、回收时间等，准确记录公文运转的时间、方向，随时掌握公文的运转状态，便于查询，防止文件丢失、泄密。
　　（三）加强审核，提高公文运行质量。公文审核是企业办公室的重要职能，办公室公文管理人员必须加强审核把关，并及时协调拟稿部门修正，才能有效提高公文运行质量。
　　公文审核重点要把好以下关口：一是行文规则关，主要检查行文是否符合效用原则、不越级报文原则、发文不升级原则、主送机关不升级原则、发文协商一致原则、一文一事原则、请示与报告分开原则、不直送原则等。二是政策内容关，在审核文件时要做到国家法律、法规和现行政策不抵触。三是程序关，主要检查是否按程序经过各级领导审核，应当会签的部门是否一一会签，会签的单位是否取得一致意见。四是文字关，主要检查公文的文字是否正确反映行文意图，是否表述准确、结构严谨、条理清楚、字词规范、标点正确、简明扼要、有无错漏。五是体例格式关，主要检查是否符合公文体例格式的有关规定，公文格式的各个组成部分有无遗漏、是否准确，使用文种、语气是否恰当。六是收文入口关，针对下级机关上报的公文，审核其是否应由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否规范。
　　（四）讲究时效，提高公文运行效率。及时是确保公文处理工作时效性的基本前提。公文处理时，要随到随办，不拖、不压、不误、不漏，这是公文处理工作时效性的最基本要求。
　　提高公文运行效率，一是簡化公文运行程序，在各个环节上尽可能化繁为简，使文件流程简捷，管理科学，操作手续简便，最大限度地提高文件管理效率。二是加强催办督办，根据文件时效性要求及重要程度，办公秘书转办后，可主动联系承办部门对公文进行催办督办，定期对所办文件进行核查，跟踪督查落实情况，杜绝文件压误或漏办，确保承办部门在要求时限内落实承办事项。催办可采取发催办单或电话询问等形式进行，对紧急重要文件，可专人专件跟踪催办，切实做到事事有结果、件件有回音。文件办理完结，应及时注明落实单位、落实时间和落实结果，并将办理情况进行整理后，反馈批示领导和分管领导阅知。重要文件应视具体情况随时反馈。三是开发电子公文处理平台，推行无纸化办公，通过信息化管理，解决提高公文运行效率。
　　（五）强化队伍建设，提高公文管理人员素质。公文管理工作具有政治性强、涉及领域广、规范化要求高、被动性大几个重要特点，要求文秘工作人员要具有较高的政治觉悟、严谨的工作态度、较好的文字水平、强烈的责任心和时间观念，要切实加强对文秘工作人员的选聘、培训和考核，提高其综合素质，才能承担好公文管理工作职责，提高管理水平。
　　一是要重视文秘工作人员任用，选聘政治觉悟高、综合素质高、责任心强的正式员工负责公文管理工作。二是加强业务交流培训，通过召开座谈会、举办培训班的等方式，加强政策、制度、业务知识教育，提高办文秘书综合素质。三是加强考核，办公室应建立科学、完善的考核评估标准和激励机制，从发文质量、收文处理、文件保管、立卷归档等方面定期检查本单位文秘工作人员公文管理情况，对优秀单位进行表扬，对不符合考核标准的情况予以批评，以维护公文管理的严肃性，将考核结果同个人评优、提职挂钩，调动文秘工作人员的积极性和主动性。
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