如何利用Excel电子表格缩放打印

　　小贾碰到了一个难题，事先编辑好的一张Excel表格，恰好容纳在一张B4纸上，现在需要将纸型改为A4，但仍要打印在一张纸上，这可让小贾犯难了。因为通过缩小字号、调整列宽、行距等常规手段将文件缩小到A4的纸面上，实在有些麻烦。于是，小贾选择了一个笨办法，将表格打印到B4纸上，再使用复印机缩小到A4纸上。
　　其实，当遇到这样的问题时，大家不必如此兴师动众，因为我们有以下简单的处理方法。
　　第一招：让Excel按照纸张的宽度和高度打印
　　1。启动Excel，打开需要的工作簿文件，单击相应的工作表。
　　2。在ldquo；文件rdquo；菜单上，单击ldquo；页面设置rdquo；，再单击ldquo；页面rdquo；选项卡。
　　3。在ldquo；纸张大小rdquo；框中，将原来的B4设置为A4，然后在ldquo；缩放rdquo；栏下，选中ldquo；调整为rdquo；，将ldquo；页宽rdquo；和ldquo；页高rdquo；两个输入框中的数字都设为ldquo；1rdquo；（图1）。
　　图1
　　4。单击ldquo；确定rdquo；按钮。
　　现在，再打印这张Excel表格，一张A4纸即可容纳下整个表格内容了。实际上，在进行上述设置后，Excel会按照需要缩小打印图像和文本。具体的缩小百分比，可以通过打开ldquo；页面设置rdquo；对话框，在ldquo；页面rdquo；选项卡上的ldquo；缩放比例rdquo；框中查看。如果文件中有手动分页设置，那么在使用ldquo；调整为rdquo；选项后，它们将被忽略。
　　第二招：让Word按纸张大小ldquo；缩放rdquo；打印
　　小贾遇到的问题是Excel表格的ldquo；缩放rdquo；打印，如果你编辑的Word表格遇到了同样的问题，解决的办法与Excel有所不同。具体方法如下：
　　1。启动Word，打开需要的文档。
　　2。在ldquo；文件rdquo；菜单中，单击ldquo；打印rdquo；命令。
　　3。在ldquo；缩放rdquo；栏的ldquo；按纸张大小缩放rdquo；框中，选择ldquo；A4rdquo；纸型（图2）。
　　图2
　　4。单击ldquo；确定rdquo；按钮。
　　当为了打印而ldquo；缩放rdquo；文档时，改动只发生在打印时，Word并未更改文档本身的设置，这一点与Excel不同，因为Excel同时改变了对工作表的设置。对Word而言，上述过程仅调整本次打印的文档比例。若要以这种方式调整所有打印时段的文档比例，可在ldquo；工具rdquo；菜单上单击ldquo；选项rdquo；，然后单击ldquo；打印rdquo；选项卡，选中ldquo；允许重调A4Letter纸型rdquo；项。
　　第三招：让打印机自动按纸张大小打印
　　或许，你编辑表格所用的软件没有提供ldquo；缩放rdquo；打印的功能，比如有的财务软件生成的B4纸型的会计报表怎样打印到A4纸上呢？此时，我们可以直接求助所用的打印机，将打印机设置为缩小打印。现在，我们以EPSONStylusPhoto1290打印机（操作系统为WindowsXPSP2）为例进行说明。
　　1。单击ldquo；开始rdquo；，选择ldquo；设置rdquo；，单击ldquo；打印机和传真rdquo；。
　　2。右键单击EPSONStylusPhoto1290打印机，然后选择快捷菜单中的ldquo；属性rdquo；。
　　3。在ldquo；常规rdquo；选项卡中单击ldquo；打印首选项rdquo；按钮。
　　4。进入ldquo；版面rdquo；选项卡，勾选ldquo；缩放rdquo；项，同时选中ldquo；充满rdquo；，然后在ldquo；输出纸张尺寸rdquo；框中选择A4纸型。
　　5。依次单击ldquo；确定rdquo；按钮，关闭各个对话框。
　　经过上述设置之后，当进行打印时，系统将自动对打印的内容进行ldquo；缩放rdquo；以便将它打印在A4纸上。特别要提醒大家的是，如果以后不需要将打印内容ldquo；缩放rdquo；到A4纸上，需要按上述操作取消对ldquo；缩放rdquo；项的选择，否则打印机将一直进行ldquo；缩放rdquo；打印。
　　将文档进行ldquo；缩放rdquo；打印既省去了调整的麻烦，又能够减少纸张的浪费，何乐而不为呢？