Word2007文档审阅技巧？

　　通过网络轻松实现了公司ldquo；2007年第四季度营销计划书rdquo；的文件审批工作，改进了工作流程，大大提高了办公效率。下面我们就来看看她是怎么做的。
　　新旧对比
　　Word2003：审阅仅仅为一项辅助功能且只能进行简单的文档比较、合并项目操作。
　　Word2007：审阅已经成为一个主要工具，大大增强了功能，可以比较合并不同版本或作者的文档，集成了文档保护功能。
　　在Word2007中，进行文件的审阅工作，主要包括将原文件保存在共享文件夹、领导审阅文档以及比较合并文档等操作。
　　共享欲审阅文档
　　由于这几年公司已经建立比较完善的局域网，因此张洁就将文件的存放位置选在一个共享文件夹中，这样公司的王经理通过打开共享文件夹中的文件就可以进行审阅了。在ldquo；保存类型rdquo；中选择ldquo；word972003文档（。doc）rdquo；文件格式，单击ldquo；保存rdquo；按钮即可。
　　小提示：由于Word2007默认采用的文件格式docx并不被以前版本的Word所兼容，为了保证能够在老版本Word的电脑上正常打开此文档，保存文档时，尽量采用老版本格式，即doc文件类型。
　　专业化的审阅操作
　　当王经理需要审批张洁所报送的文件时，使用Word2007打开共享文件夹中的ldquo；2007年第四季度营销计划书rdquo；，然后单击菜单栏上的ldquo；审阅rdquo；菜单，即可弹出ldquo；审阅rdquo；浮动工具面板，在其中王经理就可以进行文件的修改以及添加批注等操作了。
　　1。启用修订功能
　　王经理在阅读这个文件过程中，看到一些地方不恰当，因此需要进行修改，单击ldquo；审阅rdquo；浮动工具面板中的ldquo；修订rdquo；按钮，就可以进入文件的修订状态了。
　　在修订过程中，王经理觉得在文件右侧的批注框太多，反而显得文件凌乱不堪，这时候他单击ldquo；批注框rdquo；按钮，然后选择ldquo；仅在批注框中显示批注和格式rdquo；命令，这样对文档的插入、删除等操作会直接在文档中予以标记，而不会显示批注框，批注框中只显示新增加的批注以及格式的修改等操作。
　　新特性：相对Word2003来说，Word2007在标记的显示方式上变化很大，Word2003只能够显示ldquo；最终状态rdquo；、ldquo；原始状态rdquo；两个选项，而单击Word2007工具面板上的ldquo；显示已审阅rdquo；按钮，就会列出四种显示方式：显示标记的最终状态、最终状态、显示标记的原始状态、原始状态。其中Word2007的ldquo；显示标记的最终状态rdquo；、ldquo；显示标记的原始状态rdquo；与Word2003的ldquo；最终状态rdquo；、ldquo；原始状态rdquo；功能相同，而Word2007新增加的ldquo；最终状态rdquo；、ldquo；原始状态rdquo；，能够直接查看文档未修改前或者修改后，且没有显示标记的文档状态。
　　2。通过审阅窗格查看
　　虽然在文件中的所有修改，都会用标记或者批注框予以标志，但是查看起来还是太费劲，而王经理通过审阅窗格，就可以迅速查看对文件的各种修改操作了。启动审阅窗格时，单击工具栏上的ldquo；审阅窗格rdquo；按钮，然后选择一种显示方式，比如ldquo；垂直审阅窗格rdquo；选项，即可在右侧的单独窗格中，显示对文件的所有修订操作了。而单击这个窗格上右上角的ldquo；显示详细汇总rdquo；按钮，就可以显示对这个文件所有修订操作的统计信息了。
　　3。给修订文档添加保护锁
　　文件修改完毕后，王经理准备将它存放在张洁的共享文件夹中，但是担心被别人恶意修改，怎么办呢？还好Word2007充分考虑到这一点，在ldquo；审阅rdquo；工具面板中新增加了ldquo；保护文档rdquo；功能。
　　为文档设置保护密码时，单击ldquo；保护文档rdquo；按钮，在弹出的ldquo；保护文档rdquo；任务窗格中，从ldquo；编辑限制rdquo；下面的ldquo；仅允许在文档中进行此类编辑rdquo；列表中选中ldquo；未做任何更改（只读）rdquo；选项。然后单击下面的ldquo；是，启动强制保护rdquo；按钮，在弹出的对话框中输入保护密码，这样王经理就可以将密码告诉张洁，而其他人在打开这个文件时，由于不知道密码就只能够浏览文档，而无法进行修改。
　　小提示：当需要编辑或者比较合并已经添加强制保护密码的文档时，必须先打开文档，然后单击工具栏上ldquo；审阅rdquo；菜单中的ldquo；保护文档rdquo；按钮，然后单击弹出任务窗格中的ldquo；停止保护rdquo；按钮，在弹出的对话框中输入密码，从而取消对文档的保护。
　　设置多种显示方式合并文档
　　由于王经理在文件ldquo；2007年第四季度营销计划书rdquo；进行了很多修订，内容变化很大，因此张洁需要将这些修订内容与原文件进行比较，同时将必要的修订内容合并到自己的原文档中。
　　比较合并文档时，张洁单击ldquo；审阅rdquo；工具面板中的ldquo；比较rdquo；按钮，然后选择ldquo；合并多位作者的修订rdquo；命令，在弹出的ldquo；合并文档rdquo；对话框中，单击ldquo；原文档rdquo；右侧的打开按钮，选择要比较的原文档，如ldquo；times；times；公司2007年第四季度营销计划书。docrdquo；；单击ldquo；修订的文档rdquo；右侧的打开按钮，选择修订后的文档，如ldquo；times；times；公司2007年度第四季度营销计划书（wangkai）。docrdquo；，然后单击ldquo；确定rdquo；按钮。
　　小提示：如果需要对比较合并操作的项目做进一步的精确设置，比如是否比较大小写更改、文本框、域以及修订的显示位置等，可以从ldquo；合并文档rdquo；对话框中的ldquo；比较设置rdquo；以及ldquo；显示修订rdquo；等选项中设置。如果没有显示这些选项，可以单击这个对话框中的ldquo；更多rdquo；按钮。整个窗口被分为四个部分：右侧是两个子窗口，分别为显示原文档以及修订后的文档；中间为合并的文档；左侧则为审阅窗格。在比较各个文档过程中，可以通过这两个子窗口任意查看各个子文档中的内容，但是不可以进行再编辑，而在合并后的文档中可以进行编辑。
　　小提示：如果觉得这种显示模式，窗口太拥挤，则可以不显示原文档以及修订文档或者仅仅显示其中的一个子文档。
　　合并文档时，操作也很简单，张洁在ldquo；合并的文档rdquo；窗口中，单击进行准备接受修订意见的某处位置，然后单击ldquo；接受rdquo；按钮，从其中选择ldquo；接受修订rdquo；命令即可。如果需要接受所有的修订，选择ldquo；接受对文档的所有修订rdquo；命令即可。
　　文档合并完毕后，单击ldquo；显示以审阅rdquo；按钮，从其中选择ldquo；最终状态rdquo；命令，以取消文档中的各种修订标记，合并后文档临时名称一般为ldquo；合并结果times；rdquo；（times；为合并文档序号），如：合并结果4，最后单击工具栏上的ldquo；保存rdquo；按钮，将合并文件保存。
　　新特性：Word2007除了能够对不同作者的文档进行比较合并外，还可以对同一作者的不同版本文件进行比较合并操作，进行这种操作时，单击ldquo；比较rdquo；按钮，然后选择ldquo；比较文档的两个版本lsquo；精确比较rsquo；rdquo；命令，其余操作与对不同作者的文档进行比较合并基本相同。