如何组织活动（活动策划步骤）

　　我们都知道，策划分为很多种类型，譬如文案策划、活动策划、营销策划、市场策划、广告策划等等，然而针对这些不同的策划岗位，对从业者所掌握的技能也是各不相同。
　　就拿我们就最熟悉的活动策划岗位来说，在写一份活动方案的时候，通常都会在PPT方案的前面几页来做策略推导思路。有了策略推导才能合理规划活动，再进行创意包装，表现在PPT之中。所以就需要对一些市场营销理论进行掌握了解，例如5W2H分析法、营销学4P理论……
　　与此同时，我们为了使活动顺利进行并取得圆满成功，在活动背后也需要采用一些营销策略。而这营销理论我被称之为＂活动策划8P理论＂，分别是：
　　Project（项目）、People（人员）、（Price）预算、Place（场地位置）、Promotion（宣传推广）、Partners（合作伙伴）、Plans（方案）、Performance（总结复盘）。
　　如果活动人将这8P理论进行深度解读，并通过个人的见解总结后，运用到活动（项目）中去，那么将会大大提高工作效率，还会减少工作中的失误。1
　　Project（项目）
　　所谓项目指的是活动，首先甲方通过渠道与我们建立起联系，告知你举办活动的诉求是什么（一般会有brief给到），当拿到基本信息后，后续的所有工作都将围绕着这个项目展开，该继续找甲方索要详细资料的继续索要，该内部分工的进行合理分工。该头脑风暴的就需要进行头脑风暴会议。
　　头脑风暴的第一次会议，一般在甲方提供信息充足的情况下，就需要确认活动的基本信息，例如：
　　活动主题是什么？
　　需要哪些活动安排？
　　活动的规模/范围/大小是多少？
　　活动目标是什么？
　　活动的参会人群画像是怎么样的？
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　　当掌握以上基本信息后，也就代表着项目正式开始立项，进入筹划阶段。2
　　People（人员）
　　当你掌握了活动基本信息以后。即将进入到下一阶段，召集必要的人员来实现这一目标，人员包括公司内部同事和供应商人员，必要的情况还应包括甲方的相关负责人。
　　我们可以将项目的不同板块工作进行合理分工，例如平面的部分对应的是平面设计师，舞美效果图部分对应的是三维设计师，方案对应的是活动策划师，预算报价对应的是活动执行或项目经理。而项目总负责人对应的是项目经理。
　　涉及的第三方资源介入，就应调动公司资源寻找合适的供应商，并建立联系进行初次沟通。
　　这个时候还可以借助社交工具，建立项目前期的线上沟通群，保证项目的正常进行，可以分为内部沟通群、甲方沟通群、供应商沟通群。
　　当所有的人员都在按部就班工作，按照既定的计划进行交付，那么项目也将会快速进入下一阶段。3
　　Price（价格）
　　这里的价格指的是向甲方进行的整体预算报价，一般来说，甲方如果明确告知我们预算是多少， 我们只需要按照预算来做报价就可以了，还有一种情况就是不可控的预算报价，甲方没有明确告知预算，需要我们来根据方案做出报价，再交给甲方领导进行审批。
　　不管哪种方式，大概率甲方都会针对报价里面的明细进行砍价的，甚至会砍到你怀疑人生。为了尽量避免这种情况的发生，我们就应该在做报价的时候掌握每项明细的成本价，将报价控制在市场上的合理区间就可以了。
　　例如：可以将一般常规性物料桁架、桌椅板凳、租用舞台、指示牌等等，这些一般甲方都知道个大概价格的。在成本的基础上适当地加一点即可，在稀缺物料方面，例如全息投影、演艺资源、高科技设备互动上可以将报价适当报高点，因为甲方对于这种资源是零认知，可能都没怎么接触过。
　　如果你对预算报价还不是特别了解，或者没掌握报价的核心技巧，不妨点击这篇文章看看不会报价？项目老手透露的报价技巧！项目怎么报价才合理？4
　　Place（场地位置）
　　位置指的是承接活动落地的场地所在位置，活动将在哪里举行，毫无疑问，活动举行的地点是活动圆满成功的重要因素之一。没有场地的支撑，活动将很难继续推动下去，如果房间或场地没有及时固定档期，这通常可能导致活动被取消。
　　选择场地时我们通常要考虑的事项有：
　　它坐落在哪里呢？
　　交通位置是否便利？
　　是否提供免费的停车位？
　　房间的容量是多少？
　　提供哪些服务或特殊设施？
　　场地租用大概需要多少钱？
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　　甚至有时候为了满足客户对场地选址的不同需求，通常需要在方案当中给到客户好几个场地的选择方案。并根据每个场地的实际情况和报价做出不同版本的现场规划图。
　　所以先学会场地勘察就变得很重要。5
　　Promotion（宣传推广）
　　推广是活动中的重要组成部分，我们借助一些们媒体渠道将活动尽可能的推广出去，让更多的受众知晓活动的存在，以此来达到活动传播的目的。所以我们在制作方案的同时需要充分考虑以下几个问题。
　　将如何对活动进行有效推广？借助哪些媒体渠道/营销工具进行推广？比如：如果活动采用的是付费报名制，就需要找到流量大的活动报名平台进行宣传。
　　参会目标群体使用哪种社交平台较多？他们有什么特点？
　　投放哪些社交媒体平台将获得最大的传播影响？
　　哪种票务系统最适合你的活动报名？
　　哪些KOL与活动风格相吻合？
　　在传播推广的过程中如何与受众进行互动？
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　　一旦制定了所有推广计划，我们就可以按照传播节点对活动进行有效宣传。6
　　Partners（合作伙伴）
　　这里指的合作伙伴其实就是供应商，一场圆满的活动离不开供应商的大力支持，如果供应商不给力，就算你的方案写得再好，舞美设计的再酷炫，创意多么吊炸天，最终也只会无济于事，所以找到靠谱的供应商，就会变得尤为重要。
　　一场线下活动涉及的供应商也是种类繁多，例如搭建供应商、AV设备供应商。摄影摄像、演艺、第三方兼职人员、安保、场地支持方、视频直播、花艺…..在这些供应商当中，如果有一家供应商在现场掉链子都有可能导致活动最终被客户扣款。
　　如果是首次合作的供应商，一定要进行多次调研和实地考察才行，如有可能，需要有预选的第二家供应商，避免项目实际操作过程中陷入被动局面。7
　　Plans（方案）
　　当你的所有方案已经完成制作，并得到客户的认同之后，那么我们需要再对方案进行整体回顾，方案里面的内容是不是已经足够完善，有没有预选方案？当遇到恶劣天气，或遇到不可抗力因素，我们又将如何针对活动本身做出应急调整。
　　对于活动步骤中的每一个环节，我们都应设置预案，以防出现任何故障。就像＂墨菲定律＂中所说的那样，＂凡是可能出错的事有很大几率会出错＂。8
　　Performance（总结复盘）
　　在活动行业，操作完每场活动事先必须要进行总结复盘，总结复盘的好处在于可以杜绝下次在其他活动发生类似的问题，还有提升个人的知识点，将经验进行不断巩固。
　　我们可以按照项目回顾→评估和分析各阶段的成果→项目总结这三个部分来进行，对活动现场的每个环节、活动供应商、项目参与的同事进行总结复盘，如果条件成熟的情况下，可以邀请相关板块负责人，开一场项目总结会议。
　　活动策划本身就是一个事无巨细的工作，不仅运作时间周期较长，参与的人员也是来自不同岗位和工种，在策划活动时考验的还是活动人的服务意识、应变能力和把控能力。最终如果没有用任何的方法论来做活动，是比较吃力，且容易出错的。
　　看完这篇文章，你认为活动策划除了以上8P理论，还应该要有哪些重要因素？欢迎点击阅读更多，查看更多活动知识。