远程办公形散神聚的艺术

　　因为疫情的缘故，不管是传统行业，还是新兴行业，春节后纷纷开启了远程办公模式。远程办公，简言之就是管理层线上分配任务，员工在家办公，线上汇报工作进度，通过视频会议讨论工作中的问题，按照计划交付成果。说起来很简单，但由于管理者不能与员工面对面，员工不能与同事近距离互动，原本当面三言两语就能说清的一件事却要大费周折，对此，很多人都有不适感。但是，远程办公也是上班，怎样才能提升远程办公的效率，做好团队成员间的协同，一时间成为企业管理者们关心的话题之一。
　　远程办公最重要的是协同。当一个整体化整为零分散开来，团队成员间有序的自组织化，以及管理者对团队的关怀就显得格外重要。目标管理和过程管理相结合
　　笔者所在的公司是一家互联网教育公司，员工对远程办公的接受度和适应性相对颇高，在实施的过程中，我们也逐渐摸索出一些经验，比如把大的任务目标拆解细分成具体明确的小任务；及时处理工作评价，统筹规划，及时复盘等等。
　　每个部门的工作内容和工作模式不同，因此对远程办公会有不同的要求。比如研发部门，在部门内部明确了工作目标和完成的时间节点之后，员工就各自领了任务努力去完成。在工作过程中如果出现问题，大家会通过微信一起讨论，找到方向后继续去攻克。对于研发人员的管理不能过严，他们不需要时时刻刻盯着微信工作群里的信息，更不必在微信上处于时刻保持联系的状态。对他们来说，按时高质量地完成工作才是最重要的。至于主管发给某位员工的信息他半天没看、没回复，其实并不是什么大不了的事情。毕竟不是什么紧急事项，因为若真的出现紧急事项时，打电话的效率岂不是更高？
　　远程办公的弊端之一就是沟通信息分散，收集和处理信息效率低，但是对于市场部的运营人员来说，情况又有所不同。在抗疫期间，运营人员没办法上门拜访客户，也不能登门到客户那里做运营服务工作，接到任务后只能以微信或者打电话的方式跟客户联系，于是凭空多出了很多空余时间，起码原先那些花在赶往客户所在地路上的时间都省了出来。在这种情况下，管理者就要在工作群里引导他们进行一些需要高频互动的讨论。比如说，大家约定跟客戶沟通的时间段，空余的半个小时就集中进行问题讨论。讨论可以是探讨式的，也可以是脑洞大开创新式的，只要能激起大家对业务进一步探究的热情即可。在集中讨论时段，那些不积极回复信息、不踊跃参与讨论的员工是值得留意的。
　　笔者所负责的人力资源部，之前都是每月设定好月度计划和工作目标，每周阶段性地汇报一下工作进度和具体实施情况，到月底时再全面盘点目标完成情况，根据工作完成情况来进行绩效考核。为了适应远程办公，我们除了要设定好月度工作目标和计划，还将工作分解到周目标，每周五部门所有人员盘点本周的工作完成情况，在更小的时间周期内跟进事项的进度。目标细化、短时跟踪的好处就在于更容易发现问题，及时修正，也避免了员工之间因无法面面沟通而造成的信息传递不畅、不及时等弊端。远程会议更需提升效率
　　网络综合数据统计显示，大部分远程办公所依托的考勤、视频会议等工具已经十分成熟，尤其是视频会议功能，形式丰富，基本可以解决初步的远程沟通协作问题。但是，远程办公不止是建立沟通渠道、管理工作进度、按时交付工作成果那么简单，远程办公的基础是远程协作，最难保证的，也是团队协作效率。
　　以人力资源部为例，以往每周都要召开部门全体人员例会，大家在会上畅所欲言，交流一下自己一周内所做的工作，员工之间相互都很了解部门同事最近在忙些什么，进度如何，这对于加强部门内的协作很有好处。但是在实施远程办公后，原先的团队化整为零分散到各处。召开线上会议时，别人发言的时候只要你将麦克静音，那么你在做什么、看什么、听什么，别人完全不知道。如何提升线上与会者的参与感？如何最大限度地保证会议效果？
　　我们的做法是，在召开远程会议时，把原来的部门全体人员例会拆分成不同组别的小会，比如招聘小组会议、HRBP会议、培训小组会议、员工关系小组会议等等。在开会之前，每个参会者都要提前盘点自己本周工作的完成情况，用数据简明扼要地体现出来。同一个专业线的人员一起开会，而且事先有所准备，同类问题集中讨论，能有效地提高参与感，互动性更好，会议的效率和效果都能得到保证。
　　另外，计划会和总结会最好分开进行。计划会重在讨论目标与实施步骤，总结会重在盘点结果，进行复盘，一场线上会议最好解决一个明确的问题，控制好时长，效果也会更好。
　　值得一提的是，远程会议要尽量采用视频会议的方式。与线下会议相比，远程会议容易造成人与人之间的疏离感。试想，我们在召开线下会议时，员工可以在正式开会之前简单地聊上几句，比如：怎么感冒还没好？这个新发型很适合你！你的手怎么了，被你家猫抓了吗？这并不是简单的唠家常，其中包含了感情的交流和维系，以及团队成员之间建立的共同认知，有助于建立团队的信任和归属感。
　　但在远程办公时，人们习惯于采用微信语音聊天。沃顿商学院管理学教授西格尔巴萨德的一项研究就证明，半数以上的情感交流是透过面部表情传达的，大约三分之一来自语调，10以下来自实际的对话内容。这就意味着，如果人们主要通过电话和电子邮件来沟通的话，久而久之一定会导致情感上的疏远，因为他们未能从对方那里获得完整的信息。而情感也是信息，如果你无法获得人们情感的全部信息，最终它将会影响到你的绩效，他们的绩效和整个组织的绩效。因此，千万不要忽视视频会议的重要性，要每隔一段时间召集一次视频会议，让员工之间相互能看到表情，感受到对方的情感变化。笔者发现，每次公司提前预告要召开视频会议的时候，总能引发小伙伴的小激动，这也算是对长期滞留家中产生的郁闷的一种排遣和释放吧。
　　远程办公要有仪式感
　　远程办公可以帮助企业节约成本，但员工不在可视范围内，无疑为管理增加了管控难度。由于管理层无法对远程办公的员工进行监督，因而总是担心员工不够自律或工作不饱和。因此，企业施行远程办公需要相应的管理制度和文化。
　　远程办公要怎么做更好？每家企业的情况不同，企业内各部门的情况也不同，因此采取的策略和方法也不同。比如某在线教育公司就采用这样的方式：树立工作目标，设定相应工作方式、流程及管理措施，具体到员工每天工作量以及布置、反馈、沟通、检查和监督等细节；通过总监级、总监经理、总监经理员工三次会议，统一公司内部管理措施；通过严格考核帮助员工进入工作状态；每天通过两次会议做到工作日清日毕，等等。
　　笔者則认为，应该为远程办公的员工营造出上班的仪式感。有仪式感的人生，才使我们切切实实有了存在感。这种仪式感可以为我们划分出上下班的界限。不然，居家办公对很多人来说就会变成无时无刻不在办公，时间一长难免疲惫不堪，心生厌倦。
　　那么，如何帮助在家办公的员工营造这种仪式感？我们公司主要是通过外勤打卡的方式来实现的。
　　工作是需要被管理的。过去上班的时候员工都是到公司打卡，现在大家都在家里，最初提出外勤人员打卡的时候，不少人觉得没有实际意义。于是在最开始实行打卡制的时候，一度出现了早上6点就有人上班打卡，凌晨1点多仍有人下班打卡的情况。根据这种状况，公司将打卡时间设置在上班时间的前30分钟和下班时间的后30分钟区间内。通过打卡这个流程，一方面让员工自己给自己一个心理暗示：现在是在上班时间，我要保持良好的工作状态，积极回复信息和解决临时分配的工作，快速给予响应。另一方面，也让员工的家人了解到他们何时处于工作时间，在工作时段内尽可能不去打扰他们。
　　在远程办公期间，人力资源部的面试工作都转为线上视频面试，尽管如此，负责招聘的小姐姐每天仍像平时上班一样，整理好自己的妆容，穿上职业装，端端正正地坐在摄像头前，甚至整理好手机摄像头能拍到的一切物品，营造出一种在公司进行正式面试的氛围，只不过不是面对面而已。在这种氛围下，家人一定会主动避免出现在镜头里。
　　总而言之，不管是远程办公，还是现场办公，对于管理者而言，清楚地了解团队里每个人的能力、每个人的工作量、每个人的工作状态，都是始终不变的核心。与其被动地等待正常复工，不如积极拥抱变化，对管理进行变革以适应新的形势。