大数据时代电力设计企业档案管理的新思考

　　【摘要】在大数据时代背景下，文章分析了当前电力设计企业档案管理工作面临的发展机遇和挑战，针对企业档案管理中出现的问题，提出相应的改进策略，以期推进企业的档案信息化建设，提升档案信息服务水平。
　　【关键词】大数据；电力设计；企业档案
　　随着信息技术的飞速发展，尤其是近年来云计算、物联网技术的广泛应用，大数据无疑已经成为当今世界最具颠覆性的信息技术之一。在电力设计企业档案承载着企业最珍贵的信息资源，如何创新企业档案管理，更好的利用新技术推进企业档案信息化建设，已经成为当前企业档案工作者关注的焦点。
　　一、大数据与企业档案管理
　　（一）大数据概述。大数据又称巨量数据或海量数据，随着公司电子文件应用的推广，数字档案和全文数据库是数字档案馆藏资源的重要增长点，其数据量将呈几何级数增长，存储的数据总量成了名副其实的海量规模。近年来，大数据及其相关技术已经在我国的电力行业得到广泛应用，并深刻影响着电力企业的档案工作，为当前的企业档案信息化建设带来新的发展机遇和挑战。
　　（二）电力设计企业档案管理现状。电力设计企业档案主要由科技档案和文书档案两部分构成：包括公司在规划、设计、勘测、施工、生产及科研活动中形成的具有保存价值的各种信息记录。在社会信息化的建设背景下，我国电力规划设计提出要积极推广、应用数字档案馆建设成果。各地的电力设计企业纷纷将数字档案馆纳入信息化建设中，数字档案馆已经成为当前企业档案管理工作的核心任务，但从实际工作来看，大部分企业的数字档案馆建设仍然停留在存量档案数字化阶段，缺少对信息的深度挖掘和知识管理。
　　（三）大数据发展对企业档案管理的影响。大数据的发展为当前的企业档案管理带来了众多新挑战：一方面，数字档案资源集成与分析的挑战，大数据时代的数字档案资源数量巨大、类型多样、来源广泛、时效性突出，对企业数字档案资源的集成管理和知识挖掘提出了更高的要求。另一方面，软硬件環境的挑战，海量新增数字档案资源对企业档案管理系统提出挑战，已部署基础设施和网络架构难以跟上大数据时代信息社会的发展速度。
　　二、大数据时代电力设计企业档案管理面临的主要问题
　　我国电力设计企业的档案信息化建设虽取得了长足的发展，但仍存在一些问题，在大数据快速发展的时代背景下，突出表现为以下几点：
　　（一）档案管理工作如何适应大数据信息化的要求。随着大数据技术的广泛应用，传统的档案管理模式受到了巨大冲击，传统档案管理工作已经难以适应行业的发展要求。一方面，企业建立了一体化的信息管理平台，但未与档案管理系统进行对接，使得办理完毕的电子文件无法实现在线归档。另一方面，现有的数字档案馆建设工作仍集中在存量档案数字化上，缺乏对数字档案资源的组织、开发与利用，使得档案管理系统的信息资源尚不能满足企业的日常工作需求。
　　（二）档案管理如何满足大数据时代用户的信息需求。目前，电力设计企业使用的数字档案管理系统普遍将核心功能放在档案整理上，而档案利用仅是其中的一个辅助功能，只能实现档案目录检索，查阅数字化的档案原件。在大数据时代，用户的利用需求由对单份文件的检索转为对多份主题关联文件的集成查阅，目录检索在一定程度上制约了信息检索的准确性、便捷性和全面性。
　　（三）档案安全建设亟待加强。大数据时代的档案安全体系建设不仅包括对档案网络安全风险的防范，更重要的是对档案形成者的知识产权和档案信息内容安全的保护。虽然，企业档案管理系统是在局域网下工作，但仍有可能会遭到计算机病毒、网络黑客的攻击，造成系统破坏或信息泄露。同时，管理系统中的数字档案资源可以提供下载功能，在方便用户利用档案的同时，也为数字档案的信息安全带来重大隐患。
　　三、大数据时代企业档案管理的改进策略
　　针对企业档案管理工作的现状，及其在大数据时代所面临的发展机遇和挑战，亟须在管理系统、资源、服务、安全和人才等方面进一步加强，以推进企业的档案管理工作。
　　（一）文档一体化管理推进企业档案信息化建设。在现有数字档案管理系统建设的基础上，加快实现档案管理系统与企业一体化信息平台的对接，将收文发文档案等模块按照各自流程分块实施，同时各模块的信息数据共享，有效提高各类信息数据的利用能力和归档管理。加强对电子文件的在线归档和整理。在软件对接时，要注重对档案管理系统和信息平台的优化，将电子文件的管理要求融入到办公系统的功能设计中，真正实现电子文件生命周期的全过程管理。
　　（二）做好数字档案资源建设。进一步完善档案信息化建设的各项基础设施和档案数字化，根据企业的档案利用特点，优先对价值较大的重要档案进行数字化，在分步推进的基础上逐渐完成企业存量档案数字化工作。与此同时，要加强对数字化档案的检查，依据《纸质档案数字化技术规范》及《国家电网公司纸质档案数字化技术规范》等相关工作标准，做好数字化工作的质量控制，保证数字档案资源的可识别、可利用。
　　（三）提高档案信息服务水平。企业档案资源内容丰富，且具有较强的实用性。可充分利用大数据及相关技术，全面提升档案信息服务水平。一方面，加强数字档案资源的整合与组织，通过关联技术，将同一或关联工程项目的数字档案进行整合，并根据不用用户群体的利用需求，利用数据挖掘技术，对数字档案进行资源组织与开发，建立专题档案资源库。另一方面，优化档案信息服务方式，通过搭建统一的云服务平台，实现档案资源的随时随地调阅，并建立可视化平台，集中展示一个项目从立项到验收的整合工程周期，为用户提供全方位的项目信息。
　　【参考文献】
　　〔1〕ConstellationResearch，FourPersonasoftheNextGenCIO，ConstellationResearch，2011
　　〔2〕关于印发《电力勘测设计行业十二五档案工作指导意见》的通知〔EBOL〕。2014923。http：www。ceppea。netni4190