办公自动化下的文书档案管理分析

　　摘要：自动化办公室动作环境中的文书档案管理工作，需要利用现代化计算机网络信息技术和通信技术，实现自动化、高效化、合理化的文书档案管理工作。随着我国现代化信息技术的发展和普及，能够有效提升档案管理工作的效率和质量。本文通过分析目前自动化环境下文书档案管理工作的现存问题，探讨了针对自动化环境中的文书档案高效管理的优化策略。
　　关键词：办公环境；自动化；文书档案管理
　　把文书档案管理工作进行自动化管理之后，能够在新技术和新设备的支持下，提升办公效率，创造了档案管理工作的便利，同时也是传统文书档案管理工作的创新改革变化。处于自动化办公条件下，文书档案管理工作的信息资源被充分地利用，但是目前企业中的文书档案管理工作还存在一定的问题，需要结合科学的管理方法和技术措施，积极探索出一系列有效的管理措施，确保文书档案的准确完整，提升文书档案管理工作的整体工作质量。
　　一、办公自动化文书档案管理的现存问题
　　（一）受到传统观念的影响
　　现代化社会收到了信息技术的影响，因此人们也有了高效开发信息的意识。在企业具体工作中，传统的文书档案管理工作基本都是人工、纸质的工作形式，同时档案一旦存档都是处于封闭和半封闭的状态，费时费力并且不容易查阅。自动化档案管理工作思想出现之后，档案管理工作人员并没有引起足够的重视，同时也没有丰富的实践工作经验，同时还受到一定的经费影响，导致文书档案管理工作一直得不到应有的重视，文书档案管理工作质量也一直无法提升。
　　（二）自动化信息技术掌握不全面
　　自动化信息技术能够有效地实现电子档案管理工作的电子化管理模式，但是自动化办公环境下的文书档案管理工作对于计算机信息处理技术要求较高，需要具备专业系统的计算机技术作保障，除了信息处理工作之外，还要对计算机领域的只是涉及面广、技术密集和更新发展速度需要全面掌握。文书档案管理工作还需要保证电子文书档案的内容真实性，但是我国关于文书档案管理的法律法规还不够健全，所以一旦出现电子档案中个人隐私和公共信息侵害问题，不能够及时的按照法律规定来进行处理，影响了自动化电子文书档案管理的发展。
　　二、办公自动化工作环境下的文书档案管理策略
　　（一）提升文书档案管理工作人员工作观念
　　社会信息化发展迅速，文书档案管理工作也要跟上发展脚步，改变传统的纸质档案人工整理档案工作方式，使用现代化多媒体技术、数据库和图片等数字档案来代替，同时工作人员需要提起重视，充分地意识到文书档案管理工作信息化的重要性，树立企业文书档案管理的信息化管理观念，促进管理工作的技术创新。
　　（二）制定文书档案管理工作标准
　　自动化办公能够帮助文书档案管理工作逐渐提升工作效率，但是由于文书档案载体发展多样化，因此也需要針对文书档案管理工作制定完善的档案管理制度。首先要严格文书档案自动化建立的全过程，让文书档案管理工作变得更加标准和规范，建立完成之后需要进行相应的调整，让文书档案管理和相关的工作管理制度相符合，保证后期的文书档案管理工作更加规范化、程序化和制度化。
　　（三）完善文书档案管理工作基础设施建设
　　想要实现自动化的文书档案管理，需要相应的建立自动化工作设施环境，配备专业的计算机设备和多媒体工具，完善自动化文书档案管理工作应用系统，才能够实现文书档案管理工作的自动化建设。
　　（四）确定好管理工作重点
　　自动化办公室工作环境下的文书档案管理工作人员需要首先确定好自己的管理重点，结合现有的档案工作内容来合理的制定工作计划，能够很大程度上提升档案管理工作效率。管理工作人员在确定了文书档案管理工作重点之后需要根据实际情况随时进行调解，从而能够在提升工作效率和质量的基础上，降低工作量。档案管理工作不管事管理，还需要进行档案信息核实工作，只有档案信息正确，才能够利用和保存价值，无用的信息需要及时排出，重要信息需要记录在案。文档管理工作人员需要把工作重心全部放在档案价值的鉴定和文档流程的跟踪控制上去。
　　（五）管理工作规范化
　　首先，文书档案管理自动化需要选择性能好、兼容性较强、存储空间大的软件系统进行操作，统一的规范操作步骤和流程，实现文书档案管理工作的高效进行。同时由于信息化技术涉及到了网络安全，文书档案管理系统也要做好一定的安全防范措施，提升系统运行效率的同时，保证数据的安全。管理工作要积极的引进网络安全技术，社会防火墙，安装杀毒软件，维护好文书档案管理工作的安全有效进行。
　　三、结语
　　现代化信息技术的发展为企业的办公提供了自动化的全新发展条件，因此企事业单位都必须要合理的利用好信息化技术，积极引进现代化办公系统，提升工作效率，把企事业单位的工作变得更加的自动化、信息化、规范化。文书档案管理工作中使用自动化管理系统，需要提升档案管理工作人员的工作能力和工作水平，建立完善的工作流程管理制度，保障文书档案管理工作朝着更加自动化、智能化的方向发展。
　　参考文献：
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