通过品管圈活动加强档案管理工作初探

　　【摘要】因为体制等原因，档案系统的用人机制略显滞后，一直无法体现出应有的生机活力，而通过品管圈（QCC）方式实现内部的精诚合作，可以提高档案管理的工作效率。
　　【关键词】品管圈（QCC）；全体合作；工作效率
　　一、品管圈（QCC）的源起
　　品管圈的概念始于美国，于1950年出现于Deming教授的统计方法课程中，后来又于1954年出现Juran教授的质量管理课程。而品管圈活动则由日本的石川馨博士创立于1962年，时称质量管理小组。品管部在美国属于大部门，成员之中包括品管工程师、信度工程师以及各领域的专家等等；而在日本，则不仅仅是训练工程师与主管，更重要的是按计划提高生产力。
　　近年来，我国企事业单位也开始试行品管圈管理，并且有了一定的影响力。档案系统品管圈（QCC）的建立，相信能为本系统工作效率的提高创造条件。
　　二、品管圈活动对档案管理工作的意义
　　要在档案领域成立品管圈（QCC），通俗地说，就是由相同的或者相近的，在工作中有互补功能的档案管理人员之间自发组成的具有互助和互补功能的小团体，现在多称为QC小组，在这个非由制度约束的团队中，最注重团队的合作意识，在一方遇到困难时，大家会集思广益，按照一定的方式来解决所发生的所有问题，最终的目标就在于提高档案管理的质量和档案管理工作的效率。
　　三、品管圈活动在档案管理工作中的实施方法
　　（一）要正确组建品管圈。具体可以分为如下几点：首先，要根据档案部门的工作性质以及关联是否紧密等因素来进行组圈。第二，要经全体成员举手表决的形式，选出有组织和协调能力且业务水平较高的圈长。第三，刚上任的圈长要主持圈会，明确每个人的具体分工。第四，要集思广益，由大家共同设计出圈名，并确定圈徽（LOGO）以及对外宣传时的口号等。第五，要有工作的目标，平时工作的目标值要量化。但目标不能太多，也不能太高，要有挑战性，但必须得有可行性。第六，要申请注册登记备案。
　　（二）要制定活动的主题并有可操作的计划。首先，档案系统的每一个品管圈活动都要有主题，大家要围绕主题进行，并且每个人要结合档案工作的目标，针对管理、成本、效率等各个方面，每人提出不同的问题。第二，要制定活动的周期、截止时间，指定记录者和方式。第三，圈会活动结束后，每个人都要按照商定的职责收集数据，要保证数据真实，严禁造假。
　　（三）对促进档案工作的品圈会进行数据的收集和整理。此过程有几点是需要注意的：第一，品管圈会收集到的对促进档案工作产生的待解点，大家要共同商讨解决方法。第二，要针对圈会的查检表中出现的问题进行补充和修改，使所有的数据都顺利收集。第三，对于重要的原因，成员要集体研究分析并提出对策。
　　（四）品圈会要制定对档案工作有利的对策。第一，根据品圈会分析研究得出的结果，按分工将对策进行详细讨论，除了责任人的构想之外，汲取大家的想法。第二，根据讨论由圈员整理成具体可实施的详细方案和改善构想，要包括具体的步骤以及目标，注明负责人和提案人。第三，圈长将对策实施计划报档案部门领导批准后实施。
　　（五）效果总结及确认。第一，对每个对策实施的单独效果，要通过合理化建议管理程序来验证，由圈长总结并编制成报告，进行效果的确认。第二，对于无效的对策，需要开圈会决定取消或是重新提出对策。第三，总体的效果，需要根据已实施改善对策的数据，以QCC工具（总推移图及层别推移图）进行判断。第四，圈会后，应该及时把总推移图贴到现场，并把每天的实绩显示到推移图上。第五，为使对策效果能长期维持并且保持稳定性，標准化是必要的步骤，要把品管圈有效策略纳入档案管理部门标准化体系中。第六，要计算各种有形成果，并相应地换算成金额。同时，要制作成果比较图表，列出各圈员在圈会中所获得的无形成果，并体现出改善前后的比较，最好以雷达图方式表示。第七，对《成果报告书》进行补充后定稿，并进行讨论交流。
　　四、品管圈活动在档案管理工作中的不足
　　（一）档案部门的领导对品管圈活动的重视不够。因为品管圈活动在我国属新生事物，还未引起档案部门领导的重视，甚至很多领导还不了解品管圈活动，所以缺少引导全体档案系统员工参与品管圈活动的意识。品管圈源于基层，它是单位基层从事劳动的员工，围绕单位的方针目标或现场存在的问题而组织起来开展活动的组织，要想动员员工积极投入到品管圈活动中，必须让档案系统领导重视，只有领导重视品管圈活动，注重质量管理，品管圈活动才会顺利展开。
　　（二）档案系统应该加大培训力度。档案系统应加大工作岗位的培训力度，以此来保证品管圈活动的技术含量。众所周知，档案管理的质量往往体现着档案系统员工的素质，档案工作是服务性的行业，对员工的岗位教育是必须的工作。落实档案管理人员再教育是档案系统领导的责任，只有加强对系统内员工的教育，保证档案管理事业的良性循环，才能增加品管圈活动的技术含量。
　　（三）要加大档案系统品管圈活动的财政投入。品管圈活动成果能给档案管理工作带来效益，档案系统的领导者应该给予品管圈活动参与人员精神或者物质奖励，以此调动档案管理人员劳动积极性，并形成良性的循环，创造出更优质的服务。