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信息环境下的卫生档案管理工作探析

  【摘要】目前,我国卫生档案管理工作存在着很多问题,这就使卫生档案管理工作陷入了难题,同时也不利于我国医疗卫生行业的改革。为了改善这种局面,需要发展信息化档案管理,这样才能有效提高卫生档案管理的质量。本文主要对卫生档案管理工作的重要性进行了阐述,并分析了目前存在的问题,提出了相应的解决对策。
  【关键词】信息化;卫生;档案管理
  档案管理一直是一项备受重视的工作。之所以对档案开展管理,是因为其形式多样,而且具备保存价值。档案管理在各行各业中都是一项不可或缺的环节。因此,卫生档案管理的重要性是不言而喻的。在卫生工作、管理和医疗卫生工作之中,卫生档案管理是一项基础性较强的工作,其关系到卫生行政管理部门、医疗卫生机构和公民的权益,也是卫生服务工作的重要职责。随着时代的发展,卫生档案信息化建设已经成为提升卫生档案管理质量的必经之路。不过,卫生档案管理若要实现真正的信息化管理还需要漫长的道路。
  一、卫生档案信息化管理概述
  目前,卫生档案管理的工作已经逐渐不再适应快节奏的发展,传统的档案工作不仅落后,而且效率低,在用户需求如此庞大的今天,卫生档案管理工作如果不能有所改变,就无法应对庞大的用户需求,工作越发滞后,将严重影响卫生服务工作的质量。卫生档案之所以如此重要,主要就是其工作的内容和服务的对象所决定的,完善的档案管理可以提高卫生部门的服务质量,为卫生服务机构的服务功能发挥提供了重要的后勤保障。这样看来,实现卫生档案信息化是十分重要的。卫生档案信息化主要是将卫生档案转化成电子、数字化模式,摆脱了传统纸质档案存在的弊端,大量的档案得到了妥善的把关,并拥有无限的存储空间。通过完善的技术平台支持档案信息化的发展,将卫生档案管理工作从传统模式中解放出来,融入信息技术和网络技术的优势,使档案管理以全新的方式呈现,为卫生部门的建档提供更多的信息化策略。
  卫生档案信息化的主要工具是计算机,通过计算机将大量的档案进行收集、分类和归纳,实现档案智能检索,并可以实现资源共享,各部门都可以通过信息化的管理及时查询档案,同时,信息化管理还可以实现档案的管理更加规范、严格、智能,为卫生服务提供有章可循的依据和参考。总之,卫生档案信息化管理颠覆了传统档案管理的理念和模式,开辟了卫生服务的新理念。
  二、卫生档案信息化管理的用途
  (一)有利于保护珍贵的档案原件。传统的档案形式多样,有光盘、有纸质材料,也有相应的照片,这些形式多样的档案很容易受到环境的影响,比如光盘因受潮、时间长而损坏,纸质材料因为一些客观原因而丢失,十分不易于保存。信息化建设摆脱了传统档案的形式,使档案更加便于储存和使用,从传统的搜集、整理与归档变成计算机智能归档,将珍贵的资料妥善进行保管,还能够提供无限大的存储空间,实现档案的安全备份。这样就会减少档案的丢失,有助于保护珍贵的文件。
  (二)有利于提高档案管理效率。传统档案管理多采用人工管理的方式,一方面效率不高,另一方面还要消耗很多人力与物力。工作人员将大量的精力放在档案管理上,忽视了其他部分的工作。而卫生档案管理信息化却可以大大提升档案管理效率,节省资源,减少许多不必要的精力耗费,使档案工作有了新的突破。
  (三)有利于档案信息资源整合与共享。在传统的档案管理工作中,一旦需要哪一种资料,在搜索的时候需要耗费大量的时间。或者档案在进行归档和整合时也会十分繁琐。档案管理工作信息化就可以将资源整合和共享,使资源在第一时间内得到检索,摆脱了传统检索和查找的冗长环节。同时,即时的资源共享能够大大提高卫生服务的效率和质量,提升客户的满意度。
  三、衛生档案信息化管理存在的问题
  (一)信息化管理缺乏重视。目前,关于卫生档案的信息化建设并没有受到相关部门的高度重视。一些特殊的地区甚至缺乏档案管理部门,或者档案管理依然采取传统的方式,对信息化建设基本保持拒绝的状态。这主要是因为当地政府并不重视档案管理工作,更无法将信息化建设作为工作的重点。而且,档案管理工作十分繁琐,相关的管理人员并不专业,再加之政府对档案管理工作的不重视,就会大大降低档案管理的工作质量。这种质量的降低也没有引起相关部门的重视,或者仅靠一些并不专业的人士进行管理,得过且过,认为档案管理就是简单的保管资料,这样就会给信息化建设带来了更多的不确定性。
  (二)管理人员缺乏积极性。目前,档案管理人员对于信息化建设十分忽视,在工作中缺乏积极性。首先,政府和有关部门的不重视会引发档案管理人员忽视这份工作,而且相关福利待遇不完善,档案人员的积极性会大大降低。其次,档案管理工作十分枯燥乏味,也会使一部分管理人员对工作的态度十分消极。再次,档案信息化的资金投入过少也会影响工作人员的积极性。
  (三)专业结构有失平衡。卫生档案信息化需要专业的人才,这些人才不仅要了解档案管理的知识,具备丰富的管理经验,还要了解互联网技术、信息技术,掌握熟练的计算机操作技能,这样才能将档案管理和先进的技术结合开展全新的信息化档案管理。目前的工作人员专业素质较差,许多人员都不是专业的卫生档案管理人员,不仅缺乏必要的档案管理知识,也不了解计算机相关知识,这样就会出现专业结构不平衡的情况,大大制约了我国卫生档案信息化的发展。
  四、信息环境下的卫生档案管理改进措施
  (一)强化电子文件归档管理。为了提供卫生档案信息化的建设,需要加强电子文档的管理,管理包含多种环节,需要将每一个环节结合现代化信息手段进行妥善的处理。所有的电子档案都要经过有效的载体进行储存,再通过计算机实现智能检索和分析功能,并实现资源的共享。通过一系列的信息化处理,实现文件的有效管理,需要检索时能够在第一时间找到所需要的文件,提高工作效率。
  (二)加大软硬件基础设施投入。为了实现卫生档案信息化的管理,相关软硬件设施必须要到位,这是技术得以施展的舞台,也是基础。由于卫生系统基础设施大多比较落后、简陋,人工操作居多,因此就会大大减少信息化施展的空间。档案管理工作质量的提升需要信息化的支持,那么就要加大投入力度,根据工作的实际情况配置相应的基础设施,从软件开发到硬件设施均要不断完善。最先进的设施也许并不适合卫生档案信息化的建设,因此购置的软硬件要符合实际情况,能够满足工作的需求,提高档案管理效率即可。
  (三)规范档案管理体系。目前,卫生档案管理工作存在不规范的情况,这样就会大大降低管理效率和质量。对档案信息化管理进行相应的规范,主要可结合计算机建立多种文件的存储格式,支持多种格式的即时浏览,检索等功能。通过规范档案管理,就可以实现档案一体化管理建设,将管理流程进行进一步优化,开发出十分实用的资源。规范后的档案管理能够促进各部门的联系,实现信息的即时传输与共享。
  为了实现档案管理的规范化,除了从技术角度上进行改进之外,还要加强管理人员的专业水平提升。如果管理人员不能认真对待工作,或者技术能力不够,认识不到信息化的重要性,就很难实现信息化建设,更谈不上档案管理的规范化进程。人才是关键的技术资源,因此一定要重视人才的培养。人才培养的内容主要包括信息管理技术、数字技术、网络技术。管理人员要摆脱传统的观念,要将这些先进的技术进行了解,并具备基本的知识和实践能力,这样才有益于档案管理的可持续发展。
  五、结语
  综上所述,实现卫生档案信息化的管理是一件十分必要的事情。传统的卫生档案管理工作已经落后于这一时代的发展,尤其在医疗卫生体制改革的今天,更需要卫生档案管理工作做到与时俱进,以更加积极的方式配合改革的步伐。由此可见,促进卫生档案信息化建设势在必行。
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