社保档案信息化管理的优化路径

　　韩蕙竹丁福兴
　　【摘要】社保档案在社保管理工作中具有基础性的地位和作用。由于社保档案数量庞大、种类繁多，因而越来越趋向信息化管理。本文在对社保档案信息化管理工作进行SWOT分析的基础上，提出了扩大社保档案信息化管理范围、加强社保档案信息化管理法制建设、提高社保档案数据信息安全性和创新社保档案信息化管理技术等优化路径，为社保档案信息化管理的科学与高效开展提供借鉴。
　　【关键词】社保档案；信息化；优化
　　社保档案作为社保主体劳动关系转移的重要凭证与享受社保待遇的根本依据，在社保管理工作中发挥着基础性作用。在当今互联网战略引领和大数据时代潮流的推动下，传统的社保档案纸质管理方式正在快速向信息化管理方向迈进。本文拟对社保档案信息化管理的有利及不利因素进行分析，并提出初步的优化方略。
　　一、社保档案管理现状
　　（一）档案数量庞大，种类繁多。我国参保劳动者数量十分巨大，据统计，2015年我国就业人数已达77451万人，这从根本上造成了我国社保档案数量的庞大。此外，我国社保档案的种类十分繁杂。事企业普遍实行的五险一金与选择性实行的劳动者重大疾病保险、补充医疗保险、意外伤害险等待遇加上我国社会保障制度中的社会救济、社会福利等板块，使我国的社保档案呈现出了种类繁多的特点。
　　（二）档案信息独立于使用需求。我国社保档案的信息与管理呈现出分散的局面。各类档案归放在不同机构，缺乏统一的机构进行管理，在实际使用中经常出现无法获取所需档案的问题，这就导致档案在调用与注销时存在不便与漏洞。
　　（三）对档案重要性尚未取得一致认识。从社保主体自身看，民众对社保档案的认知存在着明显的分区，高薪资、高教育背景的人能主动关注自己的社保，而低薪资、无教育背景的人对社保档案的诉求几乎为零，这种情况下社保档案的管理自然不能迫于社会施予的压力而良好发展。
　　二、社保档案信息化管理建设的SWOT分析
　　在大数据时代，纸质档案显现出了其不便于管理、查询与利用的弊端，信息化档案管理在这个时代更显示了其优越性。但正如上文所说，我国社保档案的信息化管理仍然处于起步阶段，其提升与优化问题是当务之急。要对社保档案信息化的管理方法进行全方位分析。
　　（一）优势分析。首先，社保档案信息化管理使用意愿高于传统管理方式。采用信息化管理可以简化档案的管理程序，在对档案进行调用时，管理人员只需动动手指就可以完成，而传统纸质档案的查找需要先定位其档案的位置，再对档案进行翻阅，既耗时又耗力。综合来看，人们更加愿意采用信息化管理的方法，这为信息化管理的推广与优化奠定了群众基础。其次，社保档案信息化管理的实施要求具有弹性。它不需要专门的库房对档案进行存放，而是将纸质档案转换为电子形式存储在计算机，它的维护只要定期对数据库及相关软件进行杀毒与升级就已经足够，而纸质档案则需要管理人员定期打扫库房，对库房进行除虫，并且需要保证库房的干燥以防档案发霉。其要求的高弹性使档案管理工作可操作性更高。
　　（二）劣势分析。信息化管理作为一种新兴管理方式，其不成熟之处体现在其发展水平的低层次上，例如，在实际工作中出现了信息孤岛，各部门之前不能共享档案资料、只注重档案管理本身而忽视其实际运用技术衔接的问题，究其根本，在于我国社保档案信息管理体系尚未健全。档案信息化管理的另一大劣势，在于其对管理人员要求较高。传统纸质档案管理虽然较为麻烦，但对管理人员没有技术要求。而信息化管理由于使用了计算机和数据库系统，因此，管理人员必须熟悉计算机的操作，并对管理所使用的软件有一定了解才能做好档案的管理工作。
　　（三）机会分析。我国档案信息化管理仍在摸索阶段，但时代发展的趋势与国家政策的出台，为其生存与发展提供了良好的机会。在这个以网络、数据相连接的时代，纸质管理已不符合时代发展的潮流，众多纸质信息在一步一步向电子形式转变，这一点，也是推进社保档案信息化管理出现与不断成长的主要动力，无纸化管理成为主流，从根本上为社保档案信息化管理的发展提供了机会。2016年11月1日，人社部出台了《互联网人社2020行动计划》，并在该文件中明确指出：促进人力资源和社会保障领域数据资源和服务资源的聚集、整合和共享，形成基于大数据的互联网基础能力，为管理服务创新行动和社会协作发展行动提供基础支撑。此外，近几年我国各地也出台了地方性行政法规，或多或少对档案信息化管理提出了建设希望与要求。这些政策的出台，同样为社保档案信息化管理提供了机会。
　　（四）威胁分析。社保档案信息化管理在面临着机会的同时，也面临着一些威胁，其中最严重的当属社保信息的泄露与丢失。网络虽然提供了便利，但肆虐的计算机病毒与黑客入侵也与之并存。在社保档案的信息化管理上，由于管理人员的疏忽或某些不可控因素的出现，十分容易造成社保信息的泄露。而社保信息一旦泄露，将有可能发生信息被篡改甚至销毁的惨剧，这不仅会对参保人员造成巨大的损害，还会打乱社保中心工作人员原本的工作计划，财力与物力同时遭受损失。信息丢失则是比信息泄露更为恐怖的威胁。由于社保档案具有高度的社会性，即使是某一种类或者某一群体的档案丢失，都会产生牵一發而动全身的效应。
　　三、社保档案信息化管理的优化路径
　　大数据时代背景与我国档案管理的改革方向表明，依据内部优势与外部机会共存的现实局面而采取SO战略是现阶段的理性选择。
　　（一）扩大社保档案信息化管理范围。面对我国社保档案信息化并未全面普及的现状，首先应该树立社保档案信息化管理理念，培养民众对社保档案的认识，使民众意识到社保档案信息化的重要性与必要性，迫于民众施予的压力，档案管理工作才能在压力下逐渐普及。其次，要采取措施扩大其实施覆盖面，具体而言，可以通过培训边远地区的管理人员，对其进行技术支持和经济支持，先将基本的档案管理体系建立起来。此外，国家政策应更进一步做出明确指示，依法来保障社保档案信息化管理的建设。
　　（二）加强社保档案信息化管理法制建设。就目前而言，我国社保档案信息化建设依旧处于低层次阶段，而国家对于其建设只出台了几部管理规范，2009年人社部与档案局出台的《社会保险业务档案管理规定》是现行社保档案管理的主要依据，其对社保档案管理的基本要求做了明确规定。但在实际操作中仍有许多问题不能找到法律依据进行解决，加快社保档案管理法制建设步伐不容滞缓。
　　（三）提高社保档案数据信息的安全性。如前文所述，社保档案信息化建设面临的最大问题在于参保人员的信息安全性得不到保障，很有可能发生信息泄露与丢失的惨剧。为了社保档案信息化管理的更好发展，其安全性问题必须首先得到解决。第一，要保证凭证的完整性，由此说明档案自谁创建、经谁改动。第二，要对档案存取权限进行控制。第三，必须能够校验数字签名的合法性，若验证失败必须能被记录并通知管理人员。第四，必须保证一旦档案信息被系统接收就不会丢失，并能够进行审计与追踪。最后，要确保对档案信息进行鉴定，评审确定其状态，并在必要时以可控方式对其进行销毁。
　　（四）创新社保档案信息化管理技术。在当下社保档案信息化管理稳健发展的同时，应当进行适当的创新以促使其进一步发展。例如，将条形码与二维码运用到社保檔案信息化管理中去。
　　近两年，扫一扫以其便捷的特点被推广到购买、支付、投票等多个领域。在社保档案信息化的管理中，为每个参保人员定制一个二维码，同时将其所有社保信息整合到一起，参保人员就能通过扫描二维码得知自己动态变化的社保现状。而对于档案本身，可以为其编制条形码。这样做可建立纸质档案与电子档案之间的关系，将每份档案的条形码打印出来，并粘贴条形码使电子信息与纸质档案对应，再通过扫码形式将信息上传至联网系统中去，并使索引得以形成。在调用资料时，只需在索引中进行搜索就能快速找到所需文件。
　　总体而言，社保档案信息化建设对社保工作的开展起到了积极作用，但其仍然处于发展阶段，未来还有很长的路要走。目前，我国对社保档案管理要求进一步提高，对信息化管理方式大力支持，并且在全球信息化迅速发展的历史潮流下，社保档案信息化管理发展迎来了其最光明的发展时期。
　　【参考文献】
　　〔1〕中华人民共和国国家统计局。中国统计年鉴〔M〕。北京：中国统计出版社，2016。
　　〔2〕互联网人社2020行动计划出台〔J〕。中国人力资源社会保障，2016（12）：9。