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事业单位文书档案管理水平提升研究

  摘要:事业单位隶属于我国的政府组织体系之中,其主要为社会教育、科技发展、文化产业、社会保障等提供相应的公共服务,是我国发展进程中不可或缺的重要机构,其所产生的社会价值与政治价值等都是不可忽视的。事业单位在实际运行过程中,会产生大量的文书档案,且这些档案资料珍贵、价值高,是支撑事业单位发展的基础材料。可见,提高事业单位文书档案管理水平具有重要意义。面对此类问题,本文就事业单位文书档案管理水平提升策略展开分析与研究。
  关键词:事业单位;文书档案;管理;信息化
  在事业单位发展与运行过程中,会处理各项公共类事务,这势必会产生大量的文书资料,其中记录着事业单位的发展史,这对与事业单位的长足发展具有重要的借鉴价值。因此,当前,重视对事业单位文书档案的管理极其重要。事业单位文书档案管理工作的实施,应顺应时代的发展趋势,将更具现代化、信息化的技术应用其中,以实现文书档案管理的数字化与高效性。
  一、事业单位文书档案管理的重要价值
  我国地大物博,国土辽阔,这势必会产生大量的公共事务,如教育、文化、体育等,促使公共事務数量也会大大增加。事业单位在实际运行工作中,会产生大量的文书档案,这些档案信息所产生的价值是不可忽视的,对事业单位未来的发展意义重大〔1〕。在文书档案之中,记录着关于事业单位所执行各类事务、经典案例与基本业绩,是事业单位后续工作开展的重要依据之一,也是衡量事业单位发展水平与社会地位的一项重要标准。因此,从长远角度来看,应不断提高文书档案资料的管理水平,对现有的文书档案进行开发与利用,旨在为事业单位发展与建设提供条件。信息化背景下,为提高文书档案管理效果,可将原本的文书档案资料转变为电子数据,借助电子平台来实现对文书档案数据的管理,形成一个稳定的电子管理系统,进而实现对文书档案资料的科学性管理〔2〕。事业单位主要为人民群众提供相应的公共服务,开展一系列事务时,所产生的档案资料也十分珍贵,为做好基础工作,必须做好文书档案的管理,以求为事业单位的发展提供前提。
  二、提升事业单位文书档案管理水平的主要措施
  (一)增强文书档案管理意识
  新时期,为促进事业单位的进一步发展,应珍惜事业单位各项事务的档案资料,采取一定的措施,以提高文书档案管理水平,旨在充分发挥好档案资料的重要价值。事业单位的发展,不应将工作的重心仅仅放在事务处理与绩效考核上,还要重视对事业单位运行过程中文书档案资料的管理,重视对每项材料、文书的管理,以禁止出现文书档案遗失的的情况。对此,事业单位的相关领导应加大对文书档案管理的重视,为更大程度上提高文书档案管理效率,应配备高素质、专业性的档案管理团队,购置专业化的信息化设备,增大在文书档案上的预算,进而为文书档案管理做好准备。
  (二)建立完善的档案管理制度
  实施文书档案管理工作,应借助相应的管理制度来规范与约束档案管理者的行为,借助制度来分配、划分档案管理责任,以求为文书档案管理提供制度保障〔3〕。在档案管理制度中,应设定档案管理的具体流程与具体操作标准,把握材料收集、分类、整理与归档等的实际操作要点,要求档案管理者要遵循相应的标准来进行操作,能大大提高档案管理效率。
  (三)打造信息化档案管理系统
  为全面促进事业单位的进一步发展,做好文书档案的管理是一项重要内容,旨在为单位相关事务的实施提供基础。信息化背景下,文书档案管理工作的实施,要打造更为完善、现代化与信息化的档案管理系统,借助该电子系统对文书档案数据进行管理,能及时将纸质档案资源转变为数字化形式,还可借助系统专用聊天软件来共享文件,能及时对文书档案资料进行传输与分享,能节省时间、人力、物力与财力,文书档案资料的存储空间更大,在信息化系统中进行档案信息的备份,在此种情况下,若文书档案资料丢失,可借助备份数据来恢复文书数据,可大大提升档案数据的安全性与完整性。此外,档案管理系统对安全的要求很高,需要将计算机网络安全技术应用,借助防火墙、数字加密等技术来保护系统的网络安全,对现有的软件进行更新与升级,以保证系统稳定、安全而高效的运行。
  (四)强化档案管理团队建设
  实施文书档案资源管理时,会需要更为专业、更为优质的档案管理团队,要求档案管理团队来开展档案管理工作,掌握更为专业化的档案管理知识,还要熟练掌握计算机操作技术,可将传统的文书档案资料转化为电子数据,这样能大大提高档案管理效果。若想提高档案管理水平,前期必须认真选拔管理人才,可与优秀高校合作,实现对人才的订单式培养,在上岗之前,需要对档案管理者进行专业考核,既要考核档案管理知识,还要对其计算机操作技术进行考核,等到全部考核完毕后,才可正式任职,且在日常的工作中还要进行定期考核,能严格约束档案管理者的行为,是提高文书文书档案管理水平的基本条件。
  三、结束语
  综上所述,在社会发展进程中,事业单位所扮演的角色是不可忽视的,主要为人民群众提供相应的公共服务,采取此种方式,能促进我国整体水平的提升。新时期,事业单位文书档案管理工作的实施,若想提高档案管理水平,必须要配备专业化的档案管理团队,构建完善的档案管理制度,打造文书档案信息化管理平台,将纸质档案转化为电子版本,以实现文书档案管理的信息化与实效性。
  参考文献:
  〔1〕陈美珍。基于新形势下事业单位文书档案管理工作研究〔J〕。城建档案,2015(04):6668。
  〔2〕李静丹。新形势下加强事业单位文书档案管理工作的思考〔J〕。办公室业务,2017(06):123107。
  〔3〕张慧。新形势下事业单位文书档案管理工作研究〔J〕。中外企业家,2016(23):202204。

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