高效是整理出来的把头脑清空和混乱说
高效率是整理出来的,很多人不懂得整理,是因为他们的大脑里没有整理的意识,或想整理但大脑太混乱。因此,把头脑清空,让大脑保持整洁,让思维保持有序很关键。
乘坐过香港地铁的朋友可能都知道:在香港换乘地铁十分方便,很多时候只要下了车,不用离开站台,转身就可以换乘。这是因为香港地铁的很多线路有交汇的地方,两条线路会并行连走三站,这个看似多此一举的设计,使得乘客轻松换乘,避免乘客无谓的滞留和地铁内的拥挤。
反观北京地铁,两条线路甚至多条线路只有一个交汇点,这使得人流非常集中和拥挤,尤其是在繁华地段。为了分流,各线路的入口间隔很长距离,直接导致两条线的换乘时间较长,以西直门为例,2号线换乘1号线时,乘客要步行十几分钟,试问:效率从何而来?
那种想到一条线路,就先设计、建造一条地铁,之后再考虑下一条的思维方式,在很多职场人士身上也有体现:想到一件事就干一件事,而不是先形成系统化的工作思路,没想过把工作分类,集中批量处理,这样效率自然难有提高。
那么,怎么样改变这种工作状态呢?
(1)把类似的工作合并在一起做。
有一位前台人员工作非常认真,但经常被主管和各部门的同事责怪,大家抱怨前台:每次需要你的时候,就找不到你,你究竟干什么去了?我还有公文需要你去送呢!这位前台人员十分懊恼和委屈,说:我每天都忙得要死,结果还落不着好!后来我教她一个偷懒的办法。结果人人都开始赞赏她。
很简单,就是每天定点送公文。比如,上午9点半和11点送两次公文,下午两点和4点送一次公文。其它时间内,同事递过来的公文就先分类放好,这样每天送公文的次数少了,同事也不抱怨了,该前台人员感觉轻松了很多。这就是将工作合并的好处。
同样,你也可以这么去做。比如,将每天重要的工作列在日程表上,集中在一天当中你精神状态最好、工作效率最高的时段,比如,上午10:0012:00,下午15:0017:00,在其他时间你可以批量处理琐碎事务。而不是重要的事和琐碎事混着做,更不是想到哪件做哪件。
值得注意的是,类似的工作指的是难度相当、重要性和性质差不多的工作,比如,都是有关计划方面的工作。通过将类似的工作合并在一起做,可以减少思绪的中断和精力的分散,提高专注度和工作效率。
(2)整合工作时间,减少时间浪费。
我见过很多人,工作没效率是因为不珍惜时间,一会儿接个电话,一会儿和同事聊会儿天,一会儿到走廊抽烟,一会儿到楼下买些零食,将整块的工作时间分割得支离破碎。在这种情况下想集中精力工作是很难的,更不可能保证工作的高效率。因此,整合工作时间非常必要。
我曾在一家公司担任产品研发部门的主管,当时我们部门有8位研发工程师,每天加班到深夜,工作效率十分低。通过对他们工作表现的分析,我找到了他们工作低效的原因,那就是时间被人为地肢解。举个例子,这些工程师每天做设计的时间不到工作时间的一半,他们经常会接到电话,然后在电话里闲话家常,等挂断电话回来,又得重新开始思考,最后产品研发做不好,问题更多。
高效工作法:为什么成功者工作起来总是很轻松
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针对这种情况,我要求所有人员把找设研发工程师的电话先行过滤,对不急的电话,要求对方在上午11:3012:00或下午13:3014:00打来,其他时间我要求研发工程师关机,避免被电话干扰。这样一来,他们的工作时间就得到了整合,在此期间,他们可以不受任何干扰,工作效率明显提高,也不用晚上加班。
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