档案数字化建设中注意的几点问题探讨

　　【摘要】档案数字化建设有利于提高档案管理的效率，节约成本，大大减轻了人工管理的工作量，而且还有利于管理的规范化和标准化，减少了信息误差。本文对档案数字化建设中存在的问题进行了探讨。
　　【关键词】档案数字化；建设；问题；探讨
　　档案数字化建设是档案管理发展的必然趋势，随着电脑网络技术的发展，信息时代的到来，各行各业都大量使用了电脑办公。极大提高了工作效率，节约了时间、成本。减轻了工作人员的劳动量。数字化档案将纸质版档案输入电脑进行管理，与网络技术的融合，实现了档案管理的信息化、远程化管理，实现了异地共享档案查阅信息，极大方便了相关部门的工作。虽然数字化档案有很多优势，但是完全做好档案数字化建设还存在很多问题。
　　一、档案数字化建设存在的几个问题
　　（一）纸质版档案的完善程度影响档案数字化建设。虽然纸质版档案工作量大，管理麻烦，但是要进行档案数字化建设，首先必须借助纸质版档案才能将档案中的各种信息输入电脑里面，因此纸质版档案成了数字化档案输入的依据。而纸质版档案的正确性和完整性将影响数字化档案管理的正确性和完整性。也就是说有了完善的纸质版档案才能有高质量的数字化档案。所以它的完善程度将影响档案数字化建设。特别对于一些档案管理知识不熟，业务不精的管理者来说，做好纸质版档案的正确性和完整性也是问题。
　　（二）没有形成统一的数字化档案管理软件。现在各行各业的档案管理，虽然是用了电脑管理，但是仅仅是建立文件夹进行管理，没有正式的软件管理系统，因此用文件夹建立的档案管理无法提交互联网识别，这也就失去了数字化建设的意义。进而也就无法实现档案数字化信息共享和远程操控。其次，有些行业和部门虽然使用了档案数字化管理软件，但是处于本行业本部门的需要而进行的软件开发，这种管理软件其使用范围窄，软件内容和格式专一，只能适合本行业本部门的档案管理。甚至是管理软件与本行业的计算机相匹配，一旦离开本行业的计算机则其他计算机无法打开或者查阅，严重限制了管理软件的作用。
　　（三）计算机病毒始终是档案数字化建设中的困扰。计算机病毒是电脑中的最大弊端，而且也无法克服，只能设置防火墙和安装杀毒软件进行预防。事实上计算机病毒对档案管理会造成毁灭性的损害。一旦计算机感染病毒，不但使档案无法打开，而且造成永久性的档案数据和信息丢失。其档案数字化建设将毁于一旦，功亏一篑。造成很大的经济损失。其次，电脑黑客的侵入将窃取档案信息，使得档案管理的隐私权被破坏，不仅给单位造成损失，而且给个人造成不可估量的伤害。所以计算机的安全性是进行档案数字化建设必须解决的问题。
　　（四）档案信息管理人员的业务知识单一。档案数字化建设必须具备档案管理专业知识和计算机知识，只有融合两者才能胜任数字化档案管理。事实上很多单位和部门，其档案管理人员不具备两门知识，很多档案管理人员都是单位委任的，把档案管理相近的职工或者计算机专业的职工拿来进行档案管理。这种情况不利于档案数字化建设，也不利于单位档案管理。所以严格来说具备两门知识的人才很少，现任的档案管理人员其档案管理水平不高，那么数字化档案建设更是困难。
　　二、针对档案数字化建设问题的几点思考
　　（一）保管好纸质版档案。虽然纸质版档案管理工作量大管理效率低，但是鉴于数字化档案的弊端，为了管理安全还需完善纸质版档案。为此，一是做好纸质版档案管理，包括档案中的日期、个人信息、文件内容、数字标点等。只有正确无误，那么输入电脑里面的档案信息才会正确，才具有数字化建设的意义。否则错误的数字化档案不仅造成他人损失，而且误导管理者一错再错。二是做好纸质版档案的完整性和延续性，个人档案或者单位档案，因职工调动或者单位搬迁建设，会发生纸质版档案的丢失，一旦丢失再也找不回。因此必须确保纸质版档案的完整性。
　　（二）加强数据库建设和管理。档案数字化建设的关键问题就是数据库的建设和管理，要应用当前快速发展的信息技术，不断建设和完善数据库。另一方面我们也要看到数据库的建立是一个漫长的、由單个到群体的循序渐进的过程，而要加强数据库建设和管理必须要求单位上下要统一认识，领导要认识到数据库建设的重要性，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合，遇到问题共同探讨和解决。数据库管理过程中要能够重点面向应用，建立活库，可以应用数据库的使用频率和使用效率考核数据库的活性等。
　　（三）要引进和应用先进的档案管理软件。管理软件作为档案数字化建设的管理系统，必须与计算机和网络升级相同步，也就是说必须让管理软件进行相应的升级更新，否则计算机系统的发展，将无法打开管理软件，或者网络升级使得管理软件在互联网中无法识别，从而影响档案数字化建设。其次引进和应用先进的档案管理软件，加快和促进档案数字化建设的更新升级。使得数字化档案管理更加顺畅，应用更加方便。真正起到数字化档案管理的目的。
　　三、结语
　　综上所述，要做好档案数字化建设，必须从根本上抓起，引进和应用先进的档案管理软件，强化对管理者档案管理知识和计算机知识培训，熟练操作先进的管理软件，充分应用好计算机知识，避免出现病毒感染和黑客攻击，破坏档案资料信息。只有确保档案管理的安全性，数字化档案建设才具有意义，才能顺应数字化档案信息管理的发展。
　　【参考文献】
　　〔1〕裴海霞。档案数字化建设问题的几点思考〔J〕。办公室业务，2016（17）：115。
　　〔2〕张松令。新时期档案的数字化管理〔A〕。今日财富杂志社。2016年第一届今日财富论坛论文集〔C〕。今日财富杂志社：，2016：1。