企业档案管理社会化问题初探

　　摘要：企业档案管理的社会化已经成为一种必然的趋势，这和社会经济的发展以及企业规模的扩大等方面都有着直接的关系。企业本身的目的是降低成本，最大限度地获得经济效益。因此，企业将档案放置到社会上的一些专业的管理部门来进行管理，既提高了管理水平还促进了企业的发展。现如今，人们对企业档案管理社会化问题加强了重视，档案管理社会化是否有其可行性和必然性？这些问题需要相关的研究人员去深入分析和研究，以提升企业档案管理的高效性。
　　关键词：企业档案管理；社会化；可行性；研究
　　企业间的竞争越来越激烈，档案管理的社会化趋势也随之扩大。企业进行档案社会化管理最终都是以提高经济效益，降低经济成本为目的。将档案信息交给外界的管理机构，不仅可以节约管理时间，还可以提升企业的发展效率，可谓是利益最大化。但是企业档案管理的社会化并不是一个笼统的概念，不同类型的企业之间的档案管理存在着一定的区别。企业只有自身做好定位，才能达到档案社会化管理的最优水平。
　　一、企业档案管理社会化：业务外包
　　所谓的业务外包主要是指企业最大限度地利用外部最为优秀的资源来达到提升效率、降低成本以及增强企业竞争力等目的的管理模式。〔1〕企业档案管理的社会化从某种程度上说就是一种企业的业务外包。因为，档案管理工作在企业的运行和发展过程中占据着重要的位置，起着关键的作用，是企业不可或缺的一种业务之一。档案管理业务的外包也是以提升企业档案管理水平为最终的目的。通常情况下，企业档案业务外包包括档案管理、数字化加工以及软件开发和库房建设等多方面的内容。可见，档案外包管理可以实现档案管理的科学化和规范化。
　　二、企业档案管理社会化具有可行性
　　（一）科技的高速发展创造条件
　　现如今，科学技术和信息技术已经在社会发展的各个角落中得到应用。企业档案管理工作也不例外，管理水平的提升离不开信息技术的作用。管理企业档案的社会机构本身具有较强的技术能力和知识水平，可以充分地满足企业档案管理的需要。同时，企业内部人员还可以和外部的管理机构之间实现信息的相互交流，充分利用科技的进步以及信息化的管理手段来实现双方的互通有无。档案管理工作的最新内容和信息可以不受时间和空间条件的制约实现互动。社会机构的贡献不言而喻，企业的档案管理效益也得到了较大的提升。这就是现如今高科技的作用。
　　（二）服务市场的健全提供保障
　　无论是中介还是档案外部管理机构，国家都有明确的法律来规定其权利、义务以及职责所在。企业档案管理外部机构会时刻要求自己按照法律的要求来提供管理。服务市场的规范性和科学性也为档案管理社会化提供了服务保障。这样一来，企业的发展就会少了很多后顾之忧。档案管理工作的效率也会得到较大地提升。中介服务市场在今后的发展中，所提供的服务会越来越健全，这在某种程度上为企业的发展提供了一定的保障。
　　三、企业档案管理社会化的优势
　　（一）降低成本、提升利用率
　　通常情况下，企业的档案信息交由外部的管理机构来进行统一管理所花费的成本较低。和企业自身的档案管理成本相比具有一定的优势。而且外部的专门管理机构本身的服务质量较高，管理水平也达到了一定的标准。档案信息也会得到较高的利用，提升利用率。档案管理机构在保管档案的同时也会对企业的档案信息进行综合利用，但是会维护好企业的机密。这样一来，信息就实现了双方的共享，无论是对企业本身还是对管理机构来说都是有利的。
　　（二）实现资源优化配置
　　档案管理社会化的过程不仅可以降低企业的管理成本，同时还能够实现信息的共享。另外，外部机构需要大量的管理人才，这样一来就给一些人才提供了就业的机会，人员和技术等资源做到了相互融合。久而久之，外部档案管理机构也得到了全面的发展，社会资源实现了优化配置。可见，社会资源的优化配置是一种必然的趋势，因此，企业档案管理社会化趋势也尤其必然性。
　　四、不同企业的档案管理社会化
　　（一）大型国有企业的档案社会化管理
　　对于大型的国有企业来说，其档案管理工作都有相关的档案行政部门。同时按照相关的档案管理规定来进行管理。通常情况下，系统内部会有一定的子公司或者是投资小公司，档案管理工作的复杂性较高。分公司在管理档案内容时，需要严格地按照总公司制定的管理制度进行。另外，综合性管理也是大型国有企业档案管理的一种形式。对于档案管理的外包工作来说，主要是以数字化加工以及档案系统设计等方面为主。大型国有企业进行档案管理的社会化不仅降低了本身的管理成本，同时还降低了企业在人力和物力等方面的投入。
　　（二）房地产开发企业的档案社会化管理
　　对于房地产开发类企业来说，其档案信息有着较为特殊的特点：档案类型较多，数量不均衡。企业在发展的过程中会出现很多新的项目档案。而且随着房地产行业的飞速发展，档案类型和数目也在逐渐增多。另外，档案管理的空间性和时间性也相对比较复杂，除了文书档案和会计档案之外，还会有很多不同类型的实物档案。因此，房地产开发企业在档案社会化管理的过程中，会议综合档案室为主，同时对于档案管理的人才水平要求相对较高。〔2〕这和房地产开发企业本身的工作特点有直接的关系。房地产开发类企业的业务外包程度是相对较强的。
　　（三）生产型企业的档案社会化管理
　　通常人们所说的生产型企业主要是以机械、轻纺以及食品等生产企业为主。在这些企业发展的过程中，会产生大量的工艺档案以及产品和设备档案等档案类型。多数的生产型企业对于工艺档案和产品档案的管理十分重视，因为这些档案具有较高的商业价值。通过相关的调查研究可以看出，生产型企业的档案管理具有一定的共同特点，没有专门的档案管理部门，多数都是由文秘或者是法务人员来作为档案管理工作人员。〔3〕因此，档案管理工作的效率不是很高。因此，进行档案管理的外包和社会化就具有一定的必然性。由专业的管理机构来对生产型企业的档案进行全面、系统的管理不仅可以提升企业的档案管理效率，而且还可以将这些分散的档案进行统一，提升保存和管理的长久性。
　　（四）金融企业档案社会化管理
　　对于金融企业来说，其档案管理的电子化相对较强。因此，金融企业中多数都是账单、信贷信息等内容。电子档案主要是由管理系统直接进行管理，银行也会有专门的管理人员。但是，除了这些电子档案之外，还有很多是一些票据，也就是纸质的档案内容。需要通过档案管理人员进行扫描才能够进行科学的管理。一些大的金融企业会将这些纸质的票据以及文件進行外包来实现社会化管理。很多金融企业的档案还进行了寄存服务，为银行的发展提供了重要的保障。〔4〕
　　（五）小规模企业的档案社会化管理
　　由于一些小规模企业的发展水平不是很高，受到规模和成本等因素的制约，企业的档案管理系统还不完善。缺乏专门的档案管理人员。很多企业的档案管理工作还是由不是十分专业的工作人员来进行。因此，对于小规模的企业来说，建立完整的档案管理模式十分必要。然后将一些信息化的管理方式融入到其中不仅可以提升档案管理工作的效率，还可以促进小规模企业的综合发展。
　　五、结语
　　总而言之，随着企业规模的不断发展，实现档案管理的社会化具有一定的必然性和可行性。档案管理社会化不仅可以提升企业的管理水平，还能够节约成本，提升经济效益。在不久的将来，企业档案管理的社会化必将会走入正轨，一些外部的档案管理机构也会逐渐实现规范化和合法化。
　　参考文献：
　　〔1〕王玉洁。档案管理的社会化方法之一档案中介机构〔J〕。企业导报，2012（2）1：88
　　〔2〕龙正义，邱菊。国内民营档案中介机构发展的现状〔J〕。山西档案，2009（03）。
　　〔3〕贾玲，赵菊蓉。档案中介机构的市场前景〔J〕。兰台世界，2009（22）。
　　〔4〕左宏嫄。我国档案中介机构的生存状况及发展对策〔J〕。兰台世界，2010（16）。