浅析电子档案的发展与困境

　　【摘要】随着互联网的普及，出现了电子档案，一方面给档案管理的创新和提升带来了新的机遇，另一方面存在着诸多问题。这就迫切需要提出新的对策来完善。为此，本文以同类研究中鲜见的社会冲突论为理论视角，力图在社会整体的发展中，探索电子档案的发展与困境。
　　【关键词】电子档案；发展；困境
　　档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，是再现历史真实面貌的原始文献，它是社会整体的重要組成部分，需要顺应社会发展。
　　一、电子档案的内涵
　　电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。它是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等显示用户所需求的档案实体的真实信息。电子档案文件既可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间。
　　二、社会冲突论的视角
　　社会冲突理论是以科塞、达伦多夫为代表，重点研究社会冲突的起因、形式、制约因素及影响，强调社会冲突对于社会巩固和发展的积极作用。达伦多夫认为：每一个社会无时无地都经历变迁；每一个社会皆有分歧冲突因素；社会里的每一个单位都直接间接促成了社会的变迁；强制性的权利关系是社会的基础。
　　科塞在《社会冲突的功能》一书中指出，冲突是对稀有地位、权力和资源的斗争，在这种斗争中，一方的目的是企图中和、伤害和消除另一方。科塞提出冲突既有正功能也有反功能，就冲突的问题来说，如果冲突问题不涉及冲突双方关系基础，冲突可以推动社会关系调整、发展。如果冲突危及双方关系的基础核心价值观，冲突具有毁灭社会结构的消极作用。从产生社会冲突的结构来看，科塞认为在富有弹性的社会结构中，通过对冲突的宽容和制度化，这些社会系统为自己找到了非常重要的一个稳定机制。
　　三、电子档案的机遇和挑战
　　电子档案和传统档案冲突对立。发展的本质就是新事物的产生和旧事物的灭亡，电子档案和传统档案存有不可调和的矛盾。首先电子档案是随着互联网技术发展应用而生的新事物，是档案管理的一场革命，是档案管理未来的发展方向。一是它可以通过鼠标、键盘等输入方式完成对档案资料的处理，它将传统的档案管理工作中的手工编目和查询解放出来，实现了远程登录及无纸化的管理方式。二是电子档案的广泛应用还可以快捷实现信息共享，方便人民群众的查阅。三是电子档案建立在信息技术上，其内容和形式相对比较独立，在需要的时候可以在一定的权限下对档案资料进行修改，并且电子档案存储在不同的载体中，能够快速实现文件资料的完整性存档。而传统档案从甲骨金石到丝帛简牍，直至文书声像档案，是中华民族千百年来的恢弘历史与灿烂文化的见证。具有稳定的传承性，强大的自我修复和再生能力，以及保守封闭性。
　　社会冲突发挥正功能还是反功能取决于引发冲突问题的性质和冲突发生的社会结构。电子档案和传统档案的冲突基于档案管理方式的变革，如果认为当前电子档案是潮流而抛开传统档案，则必定会造成社会的巨大损失，因为电子档案在目前的技术条件下有其不可规避的缺陷。一是电子档案存在信息安全问题。电子档案的管理过程完全是通过计算机来完成的。然而电子档案在网络环境下传播和存储的过程中，每个步骤都存在安全漏洞，容易受到黑客攻击，造成档案泄密、信息被窃取、被改写或删除等严重后果。二是电子档案的原始性难以判断和确认。电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了纸质档案的原始状态，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。三是电子档案极易失真。电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容出错的概率远高于传统档案。四是电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往导致电子文件来龙去脉不清。
　　如何将冲突负功能转化为正功能是我们竭力探求的。一是加强培训。提升档案工作者互联网网络思维。档案工作者，不仅是档案管理理念的主要提炼者和传播人，也是档案管理工具等物质载体的主要用户和创造者。档案人员要善于将自身工作与网络结合来开展工作，充分发挥电子档案的积极作用。二是完善管理办法。由于电子档案的特性，档案管理应该要求向前延伸到电子文件的管理上。如电子文件的形成、积累、归档和存储需要定时对相关数据进行记录；生成的电子文件需要用专用的软件进行统一归档；长期保管的电子文件需要与对应的纸质文件统一归档；对已经归档的电子文件采取科学的管理技术，制定严格的管理制度。三是取长补短。虽然电子档案在服务手段、服务质量及提供信息的深度等方面比传统档案有着明显的优势，但电子档案并不完全具备传统档案的功能，也不能代替传统档案，只有极尽全力地发挥二者的优势，扬长避短，相互补充，才能提高档案工作的质量和效率。
　　四、结语
　　电子档案是档案管理的一种必然趋势，但在目前条件下，无法抛弃传统档案而将电子档案作为唯一的档案管理方式，这就要我们采取一系列措施使之发挥功能，实现电子档案长足发展的愿景，促进档案管理更好地服务于经济和社会的发展。