人力资源视角下人事档案管理工作优化

　　摘要：文章首先针对当前阶段，我国企业环境中人事档案管理工作的现状以及不足展开必要的分析，而后进一步在此基础之上，就如何切实推动人事档案管理工作的建设与优化，使其成为人力资源管理系统，乃至于整个组织管理工作体系的重要支持力量加以讨论，对于推动档案自身价值的实现同样意义重大。
　　关键词：人力资源；人事档案；管理；优化
　　当前时代市场竞争日益激烈，企业想要实现自身的发展，归根结底还是要将动力落在人这一重要资源元素之上。只有企业环境中人的发展，才能推动企业的发展，也才能有效塑造企业的核心竞争力，因此人力资源管理工作的核心，也正在于此。人事档案管理和人力资源管理从职能层面看是一个有机的整体，二者相辅相成共同发展。一直以来，人事档案工作都承担着为人力资源管理提供必要依据的重要职责，并且成为企业环境中知识管理的重要支柱。但是在新的时代环境之下，人事档案并未实现有效的与时俱进，也因此成为企业管理工作体系中的短板。
　　一、当前人事档案管理工作现状分析
　　现阶段，人事档案管理工作相对而言存在诸多不足，这些不足通常并非人事档案管理工作自身的退化，而更多表现为不能保持与企业整体环境共同进步。尤其是在人力资源管理的视域之下，这种不足就显得尤为突出，而同时也必须承认，正是这种不足，成为推动人事档案管理工作纵深发展的重要力量。总体而言，有如下几个方面问题，成为人事档案管理工作领域，阻碍人力资源工作深入的突出表现。
　　首先，人事档案的发展更多是一种传承，这种传承的状态决定了人事档案管理工作仍然围绕管理与控制而展开，这对于当前组织环境而言明显已经不再适用。人事档案的管理工作目前更多仅仅是负责档案的保管，以一种被动的姿态实现档案的接收，而对于档案的利用并没有加以重视。但是当前企业环境中，档案作为一种重要的资料，其自身的价值只有在不断的利用过程中才能体现出来，但是当前人事档案并没有实现其应有的价值，更多体现出一种只进不出的特征。
　　其次，人事档案管理工作没有与人力资源管理体系保持一致。人力资源管理工作一方面以组织的利益作为中心，另一个方面将人自身的发展视为重要的目标进行推动，而人事档案管理工作通常表现为仅服务组织需要，而对于人自身的发展需要保持一种相对的漠视态度，从而对于人的发展没有发挥应用的推动作用。
　　最后，从机构的设置角度看，负责人事档案管理工作的部门相对而言比较独立，与其他相关人力资源部门以及工作人员的联系并不紧密。这种状况同样来源于对传统的传承，但是却会因此造成人事档案管理工作与企业管理工作体系的脱节，进一步影响到档案本身的价值发挥。
　　二、切实推动人事档案管理工作发展
　　一直以来认识档案都是企业管理工作中不容忽视的重要元素，其价值的深入发挥，直接关系到企业的发展与人的发展，因此必须给予充分的重视。在这样的思路之下，有如下两个方面的工作亟待引起关注：
　　（一）建立开放人事档案体系
　　只有开放的态度，才能推动人事档案管理工作发展，也才能发挥人事档案自身的价值。对于开放而言，首先应当从档案信息的收录方面保持开放。传统的人事档案管理工作通常仅仅包括比较少的信息，诸如培训以及岗位变动，以及重大处分和奖励等才会记录在内。但是当前社会环境之下，组织环境中的员工无论是学习还是工作，都会更加具有主动意识，对应的档案信息也应当保持开放态度积极将相关信息纳入到档案体系中来，唯有如此才能通过档案实现对于一个人的尽量完整的反映，也只有这样的档案才是具有积极价值的档案体系。其次，从应用的角度看，人事档案管理工作一直都将档案信息放置于相对闭塞的环境中，只有少部分管理人员可以看到。这种状态一方面失去了对于档案信息以及相关工作的监督，更为重要的在于无法在实际的工作过程中有效发挥档案的价值。在当前信息环境之下，应当视档案信息的敏感程度适当开放，便于相关工作人员以及档案主人查询，一方面实现相关信息准确程度的提升，另一个方面也能够有效体现其应有价值。
　　（二）建立完整完善的人事档案管理体系
　　对于档案管理工作的进一步完善，是人事档案管理工作的必然发展方向，在这一层面同样存在两个方面的主要问题。其一在于需要让人事档案管理工作与人力资源管理工作保持高度的契合状态，协同发挥作用；其二则在于需要以科学的眼光看待人事档案管理工作的发展，使其符合事物发展的一般规律，从而帮助实现档案的自身价值。对于前者而言，应当从企业发展的角度明确人力资源管理工作的价值和整体发展目标，并且以此作为指导人事档案管理工作深入开展的重要武器。而对于后者，则需要以科学的发展观看待人事档案管理工作，以发展的态度看待当前档案管理领域的形势，结合社会和组织的发展，进一步落实人事档案未来的发展方向，避免出现发展过程中的偏差。
　　三、结论
　　人事档案管理工作对于企业而言，有着不容忽视和替代的价值，只有深入分析其现有状况，并且以科学的眼光看待其发展，才能找到人事档案管理工作的方向，才能推动其实现发展。实际工作中，只有不断发现认识档案管理工作中存在的不足和问题，并且切实提出对应的建议和措施，注意加以落实，积极收集反馈信息，才有可能获取到良好的效果。
　　参考文献：
　　〔1〕王建芳。如何提高档案信息自动化的应用水平〔J〕。档案管理，2009（2）。
　　〔2〕曾红。试论信息网络环境下档案管理〔J〕。档案学研究，2008（l）
　　〔3〕王玲，张妍妍。大数据时代档案工作面临的大机遇与大挑战〔J〕。兰台世界，2014（6）。
　　〔4〕张倩。大数据技术在高校档案信息服务中的应用探索〔J〕。档案与建设，2014（3）。