卫生院提高档案利用率的研究与探讨

　　【摘要】当前，卫生院中存在档案利用率较低，档案管理在卫生院的管理中作用甚微的问题。分析发现造成这一现象的原因有：档案收集效率不高，没有健全的档案资料；缺乏专业的档案管理人才，无法提高档案管理水平；硬件投入不足，缺乏基础保障。提高档案利用率的措施有：要利用计算机网络提升档案管理效率；提高档案利用率人是最关键因素；全方位搜集资料，提高档案质量；完善档案管理规章制度。
　　【关键词】档案；利用率；提高
　　卫生院的档案利用率对于促进档案管理在卫生院管理中的作用具有重要意义。因此需要加强对卫生院档案利用率较低的原因分析，寻找有效解决途径。
　　一、卫生院档案利用率低下原因
　　（一）档案收集效率不高，没有健全的档案资料。卫生院从卫生院的医疗、行政、人事、后勤等方面出发，制定了与实际相适应的管理制度，管理制度较为健全。但是在多数的卫生院，档案管理的相关制度较为欠缺，只有极少数的卫生院会把档案管理工作的成绩作为工作项目的考核目标。这在很大程度上降低了档案工作人员的积极性，从而导致工作质量下降，档案收集效率低下，很难形成完整的档案资料，无法为卫生院的管理者提供及时准确的参考信息。
　　（二）缺乏专业的档案管理人才，无法提高档案管理水平。在档案管理中，管理人员是核心因素。档案管理员水平的高低将直接影响卫生院的档案管理工作的质量。目前，在卫生院中档案管理人才的缺失现象十分普遍，部分领导由于缺乏对档案管理工作重要性的认识，委派非专业人士进行档案管理工作，这在很大程度上降低了档案管理水平，从而导致档案无法得到有效利用。
　　（三）硬件投入不足，缺乏基础保障。一部分比较偏远的卫生院，经济条件较差，档案管理硬件落后，管理技术水平较为低下，很难按照相关档案保管标准进行档案资料的存入。这严重影响档案管理工作的进行，造成档案资料收集不全，无法发挥其自身的利用价值，利用率低下。
　　二、提高卫生院档案利用率措施
　　（一）要利用计算机网络提升档案管理效率。计算机网络具有方便、快捷的优势。利用计算机网络技术，可以大大提高档案人员的工作效率，提升档案管理的质量，从而提高档案利用率。但利用计算机网络进行档案管理也存在一定的缺点，主要是档案资源保密事项无法得到充分保证。卫生院利用网络技术进行档案管理必须严格按国家保密规定，严禁将档案资料传送到网上进行公开。即使是卫生院的内部局域网，仍然需要加強警惕，防止非相关人员阅读涉密的档案资料。
　　（二）提高档案利用率人是最关键因素。在档案管理中，人是最为关键的因素，起到统筹规划和具体执行的作用。在档案形成过程中既需要领导的统筹规划，又需要具体工作人员的收集、整理和汇编。档案的后期利用是全员参与的过程，只有大家充分认识档案的价值，正确地利用档案，才能真正提高档案的利用率。档案管理水平直接取决于档案管理人员。要想提高卫生院的档案质量，使档案得到充分利用，就必须提升档案管理人员的整体素质。这既需要培养档案管理工作者的文秘、历史学、目录学、社科情报知识水平，还需要档案管理工作者了解计算机的相关知识，这样才能提升档案管理的水平和效率，形成高质量的档案，为提升档案的利用率奠定基础。
　　（三）全方位搜集资料，提高档案质量。档案材料来源是影响档案质量的基础因素。档案资料来源于卫生院的方方面面，每个人都是潜在的档案资料来源者。因此档案管理人员需要在单位中具备一定的协调、应对能力，能够处理好各方关系，收集各方面材料。此外，档案后期的材料整理、鉴定、保管对档案质量的提升也具有重要影响。这是一项需要较强操作性的工作，卫生院档案管理者必须在了解相关管理规定，按照要求，合理分类、整理汇编档案材料。卫生院通过科学的研究，在档案整理、服务方式等方面做出创新，可以帮助提升档案质量，从而提高档案利用率。档案管理工作是一项看似简单，实际十分繁琐的工作，要想保证档案质量，管理人员必须具有充分的耐心，从细节出发，做好每一项小工作。
　　（四）完善档案管理规章制度。俗话说，不以规矩不能成方圆，要想提高档案利用率，就必须建立档案管理规章制度。一般来说，档案管理制度囊括归档制度、保管制度、借阅制度、保密制度、统计制度、文书档案分类编号制度，每一项制度都深入档案管理的每一个细节，对档案管理工作做出最为严格的规定，保证档案管理有制度可循。
　　三、结语
　　造成卫生院中档案利用率较低的原因有：档案收集效率不高，没有健全的档案资料；缺乏专业的档案管理人才，无法提高档案管理水平；硬件投入不足，缺乏基础保障。解决这一问题的途径有：利用计算机网络提升档案管理效率；提高档案利用率人是最关键因素；全方位搜集资料，提高档案质量；完善档案管理规章制度。
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