企业合同信息化管理优化探究

　　摘要：合同信息化管理作为精细化管理的重要环节之一，如今已经得到越来越多企业的重视。企业推行合同信息化管理具有种种优势，当前企业在工作实践中采用数据库、专业系统和综合系统三种管理模式各具特点。在分析合同信息化管理出现问题原因的基础上，提出优化建议。
　　关键词：合同信息化管理；数据库；专业系统；综合系统；优化建议
　　2015年11月8日在北京召开中国共产党第十八次全国代表大会。大会报告将全面推进依法治国确立为推进政治建设和政治体制改革的重要任务，并对加快建设社会主义法治国家作了重要部署。
　　众所周知，在企业参与市场竞争的运营活动中，经济合同扮演着不可或缺的角色。合同作为商品经济下的必然产物，是企业是经营活动中一个重要环节，同时也是商品交换受法律保护的表现形式。合同管理就是对以自身为当事人的合同的订立、履行、变更、解除、转让、终止等行为的审查、监督、控制的总称。企业对外签订经济合同的金额少则数千元，多则上千万元甚至上亿元。有的企业合同管理工作有效，能起到强力支持经营决策作用，为企业发展做出贡献，有的企业因为合同管理工作不力，造成合同违约，经济违法等情况，使企业蒙受巨大经济损失。可以说企业经济合同管理水平关系到企业的发展轨迹乃至生死存亡。
　　一、合同信息化管理现状分析
　　目前，国内大多企业对合同信息化管理的理解还停留在合同财务数据统计管理的层面，管理方式也只有手工作业、分类统计等手段。传统的信息管理系统如PDM、浪潮和金蝶等商业软件系统中，仅把合同管理的内容归入财务模块中，这样虽然一定程度上实现了合同数据的电子化处理效率，但毕竟这种信息管理模式是以财务或项目为导向，没有真正突出合同管理在企业经营管理中的作用。一个现代企业的合同信息化管理的目标应该是以信息化手段实现合同的起草变更、在线审批、用印编号、履行跟踪、统计分析和汇报展示等功能，并与企业的其他诸如项目立项、财务、物料管理等信息化平台打通接口，实现数据共享。以信息化技术手段提高企业合同管理整体水平是现代企业合同管理的必然趋势，特别对大、中型企业具有更为重要的意义。
　　二、企业合同信息化管理的必要性
　　（一）全程监督，有利于进行合同全寿命周期管理
　　一个规范、透明、高效的合同全寿命管理体系至少包括企业组织架构、规章制度管理、标准文本管理、合同立项、审批标准流程、变更管理、履约跟踪、履约预警、合同执行后评价等方面的内容。分阶段使用网络信息化手段可以一目了然地全程管理和监督合同流转和履约进程，同时通过数据分析和挖掘梳理可以明显地发现合同管理系统存在的不足，并确定改进方向，以便提高合同整体管理质量。
　　（二）减少合同信息传递时间，提高数据准确性
　　众所周知，合同管理业务流程涉及到数量巨大的数据传递、反馈、更新，这些数据包括合同金额、合同对方信息、合同条款、审批意见、履约情况等。如果仅使用传统的电话、传真、纸质文档等传输方式，势必造成管理效率的低下，数据准确率也大打折扣。同时，合同进行网上业务流程操作可以减少各业务部门往返签字、盖章的时间和精力，节省了人工成本和办公用品消耗。
　　（三）合同数据系统采集，便于分析和共享
　　一般中大型企业的合同管理采取归口管理业务承办部门的二级管理模式，采用信息化合同管理方式后，业务承办部门为方便管理，建立本部门合同台帐，归口管理部门根据单位合同管理需要建立单位合同总台账，另外，业务归口部门还会根据需要建立各种分类合同台帐。这些台帐与总台帐之间数据接口不统一，造成合同数据统计、查询及分析困难。采用信息化管理后，各业务部门和合同归口管理部门使用统一的合同台帐，便于进行数据交换、沟通，提高合同数据管理的效率及准确率。除此之外，与合同相关的技术、质量等部门在系统中开通相应权限后，能及时了解所需信息。各级管理人员在相同数据库的基础上进行分析、决策，可以大大增强其准确性。
　　（四）合同系统流转，有利于实现职能管理部门联动
　　目前合同全寿命周期流转过程中，涉及业务归口部门、职能管理部门、标的使用部门、财务部门、质量安全部门、工程技术部门等，改变以往只是法律、财务和业务承办部门管理关注合同的工作方式。各部门在系统上评审、审批合同，发现问题及时沟通，协调解决，这样可以能充分降低合同事前风险，增加管理过程透明度，有利于保证合同管理流程干净、廉洁，树立良好管理氛围。
　　三、合同信息化管理模式优劣分析
　　（一）电子表格及数据库管理模式
　　在大多数人的印象中，合同管理的主要工作的数据统计、查询。事实上，上述只是合同数据管理的基础性工作，在数据采集的基础上进行分析，挖掘，发现问题，提供经营决策辅助信息才是合同数据管理的真正目的。利用OFFICE系列电子表格和数据库管理软件进行合同数据的采集、统计、分析就是上述理念为基础进行的合同数据初级管理模式。
　　在这种管理模式下，一般以合同记录为基础，建立合同信息数据库，一条合同记录包含的基本信息有：合同编号、合同名称、合同类型、签约对方、合同金额（收付方向、币种及金额）、合同内容要点、签订人及签订时间、合同承办部门及经办人、合同约定完成期限，合同时间完成时间等信息。另外还可以根据企业内部管理需要增加是否重要合同、合同的项目归属等内容。总之，合同记录的字段设置是以經营决策、统计分析和外部审计需要而设置，这一点在建立基础数据库结构时要充分考虑，否则将差之毫厘谬以千里，造成后期数据量极大的情况下返工。例如，一个资金来源主要是国拨资金和自筹经费的企业，经常需要迎接资金使用情况的外部审计，所以合同管理部门在设置合同数据库结构时，应该设置一个是否国拨资金的选项，这样的话，在有针对性统计合同数据时，筛选该字段就可以一目了然了解该部分合同的信息，而不用一份份核查。
　　这种合同管理模式具有上手快、培训相对容易、效率高等特点，如果使用OFFICE系列软件的联机功能的话，还可以进行多用户同时操作。但数据库管理模式缺乏流程控制管理，甚至无法实现最基本的合同审批功能，其次，OFFICE系列软件在合同管理方面的工作界面相对不友好，这就需要专业系统管理模式来弥补其不足之处了。
　　（二）专业系统管理模式
　　专业系统管理模式顾名思义就是使用一套专业的系统实现合同相关流程、数据等信息化管理。这里需要强调的是，专业的合同管理系统不应该从属于财务管理系统，或是财务管理系统的一个模块。因为从业务属性来说，财务管理信息化更多考虑的是资金流，而合同管理信息化包括合同审批、履约、用印、汇总查询等功能不仅仅包括资金流，还有信息流的传递和反馈，例如合同审批的意见反馈和落实，对合同承办部门的履约预警提示等。所以合同管理系统应该是一个相对独立的系统，它与财务系统、物流管理系统、任务决策系统等可以有关联接口，但必须具有高度的独立性，并形成闭环管理。
　　在建立合同管理系统之前，首先要明确的是合同管理部门与其他职能部门工作责任界面划分。举例来说，如果确定合同对方选定过程管理也属于合同管理部门职责，那么就要将该功能模块做入系统中，但如该职责由其他部门负责，则对合同管理系统而言，供应商选定过程资料仅是系统外部资料输入，合同管理部门进行审核时也仅对其进行形式审核。一般而言，合同管理部门在信息化工作中职责主要有：合同标准文本管理、合同审批流程控制、合同履约情况监控、合同数据查询统计以及合同风险库化管理等。对于每个主功能模块，下设不同的子功能模块，大致归类见下图：
　　由此可见，一个高质量、完整的合同管理系統几乎涵盖合同管理部门所有工作职责，它对合同管理效率和质量的提高的显而易见的。以目前国内合同信息化管理水平，如果企业能达到熟练驾驭合同管理系统的程度，其合同管理水平至少能排入前20了。
　　（三）综合系统管理模式
　　前文所述，既然专业系统管理模式具有上述许多优点，为何还要合同的综合系统管理模式？合同综合管理模式究竟有着什么样的含义？
　　众所周知，ERP模式管理已经成为企业信息化管理的趋势，所谓的ERP（EnterpriseResourcePlanning企业资源计划）除了具有生产资源计划、财务、制造、销售、采购等功能外，还有质量管理，实验室管理，业务流程管理，产品数据管理，存货、分销与运输管理，人力资源管理和定期报告系统。一个闭门造车的合同管理系统绝对不符合搭建企业ERP系统的理念和初衷。例如生产线上对A物资的需求是10个单位，经过层层人工转手，落到合同管理系统中采购员做的合同中，仅采购5个单位A物资，或采购30个单位A物资。前者造成生产线不能正常运行，后者造成浪费，这都是极大的合同事后风险，但在合同管理系统中无法事先发现这类问题，因为合同任务来源清楚、审批流程无误，履约及时。将与合同管理相关的业务流融入到合同管理系统中，实现数据流和信息流的无缝衔接，减少中间的人为操作，这就是综合系统管理模式基本理念和初衷。
　　笔者在工作实践中也发现，不少业务部门对于实现综合系统合同管理模式的需求也十分迫切。例如采购标的输入，有时采购标的品名、规格、技术要求等篇幅多达几张纸，经办人在手工编制合同文本时难免发生错误，而如果合同管理系统能从其他系统中直接抓取这些数据，或由使用部门直接将需求数据发送至采购部门经办人，作为合同文本，这样就不会出现数据错误的问题。合同履约跟踪时与财务部门付款之间的衔接也存在着类似问题，由于信息流没有梳理好或不畅通，造成合同管理部门不知情，合同货款却支付或合同管理部门确定合同履约完毕，但由于种种原因合同货款未支付，合同实际没有履约完毕。这都是由于没有一个综合性、系统性的合同管理系统所致。
　　以上是三类合同信息化管理模式的概述，笔者选择在合同管理中主要的功能作为指标，分析三者的优劣性。
　　四、合同信息化管理问题原因分析
　　（一）合同管理流程尚未标准化
　　合同信息化管理的基础是合同管理流程标准化，合同管理系统程序的设计、流程的制订和系统功能的设置均是将标准合同管理流程用计算机语言描述。某些企业合同标准化管理流程尚未固化和完善，例如合同审批流程混乱、合同统计数据形式一年一换，甚至没有专门合同管理方面的规章制度，在这样的企业中推行合同管理信息化工作可谓天方夜谭。
　　（二）合同管理系统开发质量不高
　　即使一个企业具有统一、规范的合同管理流程，也不能保证合同管理信息化平台一定能达到预期效果，首先，由于系统开发人员不是直接业务经办人员，在进行系统开发时会倾向于考虑系统的效率如何达到最高，而忽略用户的需求。其次，开发人员使用的软件工具功能单一，造成系统无法实现某些功能。最后，系统开发人员的技术水平和与用户的沟通能力也直接决定着合同管理系统的质量水平。
　　（三）系统用户未能充分发挥系统功能
　　在实践中，即使系统开发质量较高，还会发生由于使用者水平不高造成系统效率低下，流程不清等情况。这主要体现在两个方面，一是承办部门提交审批的合同质量不高，造成频繁的驳回。笔者曾经在2周内驳回67份合同，这还是在公司有标准合同文本的前提下。再高效的系统也只是对人工工作补充和提交，如果合同工作管理质量不高，提高合同信息化管理水平只能是无本之木。二是使用人对系统功能尚未完全掌握，造成明明可以使用的功能，使用人却无法通过实现。
　　五、合同信息化管理优化探究
　　（一）长远规划、分步实施
　　合同信息化管理系统的开发和推进是一个比较艰难的过程，同时也是暴露制度弊端，挑战工作恶习和管理流程再造的过程。所以系统设计思路应该遵循实现短期目标和规划长远发展的思路。
　　短期内可以从管理流程相对固定的合同审批过程入手，全面实现合同的在线审批，合同签订数据的分类统计汇总；中期目标是实现履约跟踪功能，实现合同闭环的信息化管理，加强系统的数据处理分析能力。最终目标是实现合同信息化管理平台与相关系统的融合，即在本文第三部分提到的综合管理系统模式。
　　这样做的好处是，在每步实施的过程中，可以充分暴露系统问题，在问题得到完全解决，操作熟练后再实现上下游业务的功能拓展，稳扎稳打，逐步推进系统实施。
　　（二）细致沟通、求同存异
　　在合同管理系统的实施和推广过程中，必定会遇到相当的阻力。不同层级、岗位的管理人员对系统的需求不尽相同。例如：法律部门力求合同文本的合法性，财务部门关注合同付款条件，而业务承办部门则追求合同流程的流转的速率，在合同审批中，如果发生合同文本非原则性错误，审批人从严格把关的角度，应将合同驳回重走流程，但经办人希望审批人带意见通过，合同签署时再落实审批意见。为解决这个矛盾，系统增设了在审批过程中可以上传流程中的附件功能，对于合同文本细小错误，审批人与经办人经过沟通后，在审批中补充上传落实审批意见的合同文本或相关材料后通过审批，既在系统中留下痕迹，又提高了审批效率。
　　以上只是提高审批效率的一个例子，在系统使用中可能出现的情况千差万别，如何实现管理质量和效率的统一，这需要在实践中多方面加强沟通，协商解决问题。在发展中解决矛盾，在解决矛盾中发展。
　　（三）加强培训、融入考核
　　上文中提到过，合同信息化管理问题之一是用户自身水平不高，这可以通过培训考核的方式解决。首先，系统开发部门应协同合同管理部门针对系统的使用、注意事项和常见问题编制系统使用说明。其次，合同管理部门对系统主要用户进行培训，各业务部门组织内部二级培训。最后，合同管理部门定期对各部门系统使用情况进行考核，并纳入部门绩效。以考核为手段，逐步提高各部門使用合同管理系统的水平。
　　六、结束语
　　合同管理信息化的最终目标是规范合同签订、防范企业经营风险，为公司的发展提供支持作用。推进合同信息化管理不仅需要先进的信息技术手段，系统的需求调研、部门协调、用户水平的提高也是必不可缺的因素。实现合同信息化管理意味着企业向精细化管理迈进了一大步，促进企业良性发展的同时降低了资源消耗，为可持续发展社会做出了贡献。
　　参考文献：
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