揭秘白领提高工作效率的关键让领导省心又放心

　　前些天，和几个老同事聚餐，虽然离开一年多了，聊天的话题还是绕不开公司红人李双双，这位红人深得领导宠爱，从主管到总监，两年升了四级，所以有说八卦消息的，有冷嘲热讽的，有表示不服的，但是谈到最后，大家不得不承认：李双双做事的特点就是快！
　　怎么个快法，我见过：
　　接到任务她总是立马行动
　　比如省里下个通知，说下下个月几号要搞青年演讲比赛，一般人觉得还早呢过两天再说，但她两小时后就把通知转到十几个分公司了，并且提出要求123；比如领导说最近你抽个时间去下面几个门店调研下，她出了领导办公室就打电话给驾驶班：王队，麻烦安排一辆车，我明天开始要下去调研三天。
　　所有的工作文件都分类归档，一目了然
　　见过很多同事的桌面，文件、废纸堆积如山，找个东西东翻西找毫无头绪，但是李双双从来不会，你问她要什么，她半分钟就查到了，清清楚楚，因为她所有的工作文件都分类放在统一大小的蓝色文件盒里，贴上标签，摆成一排，像随时可以被检阅的军队。
　　有话直说，不兜圈子
　　大公司的人最讲究和为贵、最擅长打太极，李双双烦不了，有话直说，有需求就提，有毛病就挑，一副霸道女总裁的样子，虽然很多人看不惯，说她坏话，但也不敢不配合，先把她的事办了吧，省的被她盯着。
　　且不论李双双的家庭背景怎么样，道德水准怎么样，单凭这几点，就让领导省心又放心，不重用这样的人重用谁？
　　刚好最近看到日本作家赤羽雄二的两本书，《零秒思考》和《零秒工作》，就特别强调速度的重要性，他说，白领提高工作效率的关键就在于速度，一旦速度提升，就能迅速着手该做的工作，并有时间回过头检查，同时头脑也会越来越灵活，充满干劲、发挥出真正的实力。
　　嗯，想起李双双走路带风的样子，还是挺帅的。
　　而更多人的工作常态是：速度慢、效率低，原因很多：领导的要求变来变去，每天都是文山会海，隔壁部门不配合。。。。。。总之，身不由己，摊手心累。
　　赤羽雄二先生说，这也是日本白领工作的普遍现象，他自己进入麦肯锡前也是经常拖拉，后来工作越来越多，不得不思考如何提高效率，在每个细节上抠时间，渐渐地走上良性循环，虽然现在的事情更多了，人反而更轻松了。
　　他在《零秒工作》中分享了提升工作速度的8个原则还有N多小技巧，归纳一下，我认为对一般人工作最有价值的是这三点：凡事要先做整体规划、务必提高制作文书资料的速度、随时清除沟通上的障碍。
　　一、凡事要先做整体规划
　　虽然每个人的工作只是公司整体工作的一小部分，但哪怕是小到发个通知，我们也要把它当作完整的项目来看待。在着手去做前，拿纸笔列清楚这些：上司布置这项工作的意图是什么？我能提交的最终成果是什么？需要考虑的因素有哪些（人财物信息）？执行的流程和步骤是什么？其中最最核心的要点是什么？出现意外怎么办？
　　如果这是一次全新的工作，那谁在这方面是最有经验的？他过去是怎么做的？有没有可以改进的地方？
　　先对工作形成整体印象，就像先拿一个望远镜看到全貌，看到未来，而不是一上来就用显微镜看，陷入细节而忽略了全局。
　　二、务必提高制作文书资料的速度
　　有时候真怀念没有电脑的日子啊，因为现在的工作，不管大事小事PI事毛事，都要弄个文档、报告、ppt，如果你做这些东西的速度很慢，那一定是经常加班，过的很惨。资料弄了一堆还是无从下手，根本原因是脑子乱，想不清楚，也就是不！会！思！考！
　　对此，赤羽先生倾情推荐他独家的A4纸笔记法（《零秒思考》整本书就是介绍的这个方法），我试过多次，真的简单又管用。如果你正好要写个文章做个PPT，可以尝试这几步：
　　把A4纸横放，左上角写上标题，也就是你在思考的的主题。
　　在1分钟内，写下46行和主题相关的内容，每行2030个字。
　　每一行的内容可以作为新的主题重复上面的方法，直到写出3050页笔记。
　　将所有笔记按照问题点解决方针具体对策的顺序摆放（见下图）。
　　思考笔记之间的逻辑，列出文章的目录，根据新的目录，重写A4笔记。
　　完成以上步骤，文章的结构，主要内容就出来了，再誊写到word或者ppt里。
　　然后就是些增增减减，修改直至满意啦。
　　笔记排序方法
　　这种方法可以帮我们迅速拉出大纲，理清思路，大大减少开始的恐惧，而且有了整体框架，心理压力就小了很多，创意和灵感才会出来。PS，如果不会写目录就多看些文件文档，就是那几个常用结构啊。
　　三、随时清除沟通上的障碍
　　提高速度不单是个人的事，甚至很多人抱怨：工作效率低，就是因为领导朝令夕改，想一出是一出。当然是有这种可恨的领导，但领导和下属的思考层次、立场角度、信息含量都不一样，这就造成双方交换信息时会产生误解、摩擦和分歧。怎么办，只能是谁主动沟通，谁就减少麻烦。
　　曾经，我一个脾气暴躁的领导私下跟我说：不要怕被领导骂，一定要及时汇报！及时汇报！及时汇报！领导布置工作的时候没空想那么细，他希望你能主动思考、提出解决办法，但是他需要随时掌握进度，千万不要等他来问你。
　　既然领导也希望能更快地了解情况，不要事后才发现问题，重新返工，那我们要做的，就是要更快、更准确地传达出信息。
　　一方面要会归纳信息，无论是口头、电话还是微信汇报，34个重点就够了，清晰明了；另一方面，养成用书面形式记录和确认信息的习惯，领导布置工作总是呱呱呱说一堆，回去要把记在小本上的零散信息整理一下，打成word，一二三四五条，然后请他确认内容和完成的标准、时间期限。有时候他自己再一看就会发现不合理的地方，或者你理解的不对的地方，所以缺少这个环节，就一定会带来矛盾和低效。
　　同理，和需要配合的部门、同事也是如此，随时沟通、随时清障，道路通畅了，运转才能高速。
　　李双双看上去是很拽很强势，但我们大部分人的问题却是太弱势了，对工作缺乏自信，吞吞吐吐、举棋不定，要想改变就别再BIBI，从提高自己的工作速度开始吧。有一天，你也能长驱直入、手起刀落，如此嚣张，岂不痛快！