医院综合档案数字化管理措施探讨

　　【摘要】随着科技的不断进步，人们大规模使用计算机、网络，促使档案管理方式从原始纸张快速朝着网络化、数字化的方向发展，医院综合档案管理也不例外。本文就立足医院综合档案数字化管理特点，探讨若干管理措施，以促进医院综合档案管理水平的提升。
　　【关键词】医院；综合档案；数字化；管理措施
　　医疗体制改革正在持续深入，医学事业也在不断发展，医院档案的应用价值以及信息利用率则越来越高，但在特殊的医院工作的影响下，各部门、各科室散落着很多重要文件资料，不利于医院正常开展工作，这就需要医院以数字化管理实现对综合档案信息的利用，以便适应网络信息时代的发展。
　　一、医院综合档案数字化管理特点
　　医院综合档案涵盖医院管理的方方面面，广泛涉及党建、行政、基建、医疗、人事、财务以及科教等，这使得其数字化管理呈现出一些特点，具体体现在三个方面：一是载体特点。传统的综合档案管理载体以纸张为主，能直接被阅读，但在数字化环境里，综合档案信息就是格式多样的数字化文档，其载体以光盘、磁盘等为主，只有经过解码才能阅读信息。对于数字化管理，医院综合档案信息可随时随地被分离，要通过持续更新计算机、信息技术提供保障。二是时效特点。综合档案数字化管理要大量使用网络、计算机、数据库查询、通信等技术，促使档案信息能被快速、全文、远程检索，使用者只需依托计算机终端就能快速检索、查阅电子文档，并快速完成综合档案电子文档的形成、归档等过程，增强信息时效，提高医院综合档案开发利用效率。三是共享特点。医院综合档案数字化信息是在计算机与网络环境里形成并接受管理的，所以可高度共享信息。综合档案是一种信息，具有共享条件，只是传统档案信息共享会受到时空的局限。而数字化管理就完全不同，能依托计算机网络组建综合档案数字化管理系统，在打破时空局限共享综合档案信息的同时更好地保护纸质原件，延长综合档案寿命。
　　二、医院综合档案数字化管理措施
　　（一）完善设施标准，发挥平台优势。网络信息时代的到来使医院综合档案管理面临新的要求和挑战，从形成文件到管理档案的全过程均由计算机软硬件和一些设备完成，综合档案数字化管理依托信息系统覆盖到医院的各个部门、科室，对此，档案室应按照相关标准对文档管理的设施标准进行修订、完善。但医院各个部门的职能存在差异，这决定着各自形成的档案、文件的类别也存在差异，所以在利用计算机对综合档案实施数字化管理时务必要求各个部门统一管理文件档案的类别、格式，保证信息系统有更强的可操作性。当然，医院主要通过计算机硬件、软件对综合档案实施数字化管理，只是人们不断对档案信息提出新的需求，且计算机技术的发展日新月异，构成信息系统的各种软硬件、设备等也需要持续改进、完善，如此才能发挥出平台的优势，推动综合档案数字化管理进程。这是循序渐进的过程，不得寄希望于改进一次就受益终身。
　　（二）严格把关质量，加强安全防护。对于医院综合档案进行分类、归档，这是庞大而复杂的工作，且大多数内容都要依赖人工完成，难免发生差错。所以在具体的综合档案数字化管理流程中必须严格控制相关工作的质量，确保医院有序开展综合档案数字化管理。针对纸质档案文件，档案人员在扫描时要严格依据综合档案文件的顺序逐页扫描，预防出现漏扫、错扫等问题。同时，加大对综合档案管理的安全防护力度，因为对医院而言，综合档案是机要文件，管理综合档案面临着严格的安全要求、保密要求。数字化管理是依托网络信息技术开展的档案管理，势必会涉及网络安全问题，且综合档案数字化管理本身就不会被时空条件所限制，因而极易丢失信息资源，导致档案管理质量较低。所以在医院综合档案数字化管理中必须强化网络安全防护，依托信息技术完善防盗措施，并备份所有的综合档案文件，提高综合档案信息的安全性、可控性。
　　（三）建设数字资源，加强资源利用。医院档案室应基于对现有数字综合档案资源以及馆藏档案数字化的优化，将归档并管理电子文件作为重点，形成四级综合档案检索体系，具体包括院级、全宗级、案卷级、文件级，以便提高检索综合档案数字资源的查全率、查准率；提供利用电子档案的拷贝、计算机利用、通信传输等途径，提供利用电子档案的计算机编目及方法；关注并主动开展对电子文档的归档、接收、管理；结合医院实际，按照利用者的需求，分清楚轻重缓急，分批、分步骤选择利用价值、保存價值、使用频率都较高的综合档案，优先使其数字化、数据化；优化馆藏，充实并完善现有综合档案数据库，提高利用综合档案资源的效率；拓展对综合档案的深层次加工，落实档案信息的检索、汇总、分析以及跟踪等工作，按照类别或专题对综合档案信息资源进行二次、三次加工，拓宽服务渠道，通过上网发布新信息、发送电子邮件、远程检索光盘、举办在线展览等途径加强对综合档案资源的利用。
　　三、结语
　　促进综合档案数字化管理是推进医院档案现代化管理的需要，是网络信息时代医院综合档案管理的必然趋势。医院综合档案数字化管理为医院管理、开发及利用档案信息资源提供了空前有利的条件，促使综合档案的价值在医院活动中得到更深层次的挖掘与利用。在实践中，医院档案室务必要充分认识综合档案数字化管理的特点，并采取行之有效的措施促进数字化管理的实现，为医院的发展提供助力。
　　【参考文献】
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　　〔2〕张文辉。加强医院综合档案管理开发医院档案信息资源〔J〕。中国管理信息化，2015（24）：188。