浅谈秘书工作的时间管理艺术

　　【摘要】现阶段，每一个从事秘书职业的人员需要考虑到的基本问题都应该是怎样在有效的时间内创造出最大的效率，如何对时间进行更好的把握等等，除此之外，秘书还要对任务进行仔细的分配。本篇论文在进行相关研究时，主要的出发角度就是时间管理艺术的有关角度，并且通过对几种比较主流的时间管理法进行列举，从而在其中发现一定的规律，这样一来，我们就可以帮助秘书人员进行良好的时间管理与分配，以此来让自身工作的效率达到最大化。
　　【关键词】秘书；管理艺术；时间；工作效率；规律
　　一、时间管理的相关概念
　　對于每个人而言，最为宝贵的财富之一就是时间，时间对于每个人都是公平的，但同时也是无情的。所以在这种情况下，要想在相同的时间下创造出比别人更高的效率，秘书人员就必须对这个问题进行充分的思考，这对于秘书人员来说是十分重要的。其次，秘书人员要想在有效的工作时间内对自身的效率进行提高，那么首先就必须培养起相关的管理概念，并且具备一定的时间管理意识，做到以上这几点之后，秘书人员就可以为领导和机关工作提供更好的服务。彭祥松先生曾在他的著作当中这样说道：在同样的时间消耗下，为了有效地提高时间的利用率而进行的一系列控制工作就是时间管理当中的主要内容。而这篇著作就是《时间管理的诀窍时间管理工程学》。由此我们可以看出，提高时间的利用率就是时间管理当中的主要目的，除此之外，时间管理还是一种比较内向的管理素质。秘书人员在进行有关工作的时候，只有对时间管理的概念进行正确的理解以及把握，那么才能顺利找到符合自己的时间管理方法，以此来完成时间利用率的提高，并且在最大程度上对自身的工作效率进行提高。
　　二、时间管理的方法
　　（一）阿尔卑斯山时间规划法。阿尔卑斯山时间规划法又被称之为每日计划表，它所包含的主要内容就是通过书面表达，之后利用书面的方式将每日的计划进行记录，记录完成之后，个人根据自己的主客观因素，来对自己一天的工作进行规划。这种方法的好处之一就是可以帮助秘书人员对自己的工作时间进行了解，即每天任务所需要的时间以及所要耗费的时间等等。进行相应的了解之后，秘书人员就可以预留一些机动时间来对一些临时性的工作进行处理，这样就可以在一定程度上提高时间的利用率。
　　（二）艾森豪威尔原理。艾森豪威尔原理不仅被称之为十字法则，同时也叫做四象限法则，在这个法则当中，工作主要被分成五种类型，其类型分别如下所示：必须做的事情、应该去做的事情、尽可能去做的事情、可以委托别人的事情、需要进行删除的工作。秘书人员在进行每天的工作时，可以将要做的事情一一列在纸条上，并且按照上述的内容进行归类，并且用ABCDE来表明每种分类的意义。按照这样的分类进行工作的话，秘书人员的工作效率就可以得到很大的提升。
　　（三）NLP时间生命管理法。在这种方法当中，其拥有的思考逻辑模型主要包括环境、行为、能力等等，而且这些思考逻辑模型都是按照由上而下的顺序进行排序的。秘书人员在使用这个模型的过程中，就会学会如何对各方面的事情进行平衡，另外，NLP管理法不单单是教会人们怎样对各方面的事物进行平衡，它还可以教会人们对一些重要的事情进行学习关注，从而让人们在众多的事物中判断出哪些是比较重要的事情或是一些重要却不是十分紧急的事情。其次，由于这两者之间的紧要程度存在一定的差异，所以需要花费的时间也是有所不同的。秘书人员要想更好地对每件待办事务的重要程度进行判断，那么就可以对NLP管理法进行学习和掌握，只有熟练对其进行了掌握，那么才能对事务的先后顺序做出合理的安排，从而达到提高效率的目的。
　　三、时间管理方法的运用
　　对于秘书人员来说，选择一个合理的时间管理方法是极其重要的，只有选择了符合自己实际情况的时间管理法，那么秘书人员才能在有限的时间内将工作效率发挥到最佳。当然，这必须排除一些客观以及主观的因素。
　　就拿上述介绍的几种方法来说，不论是哪种方法，它们之间都存在一定的相同因素，比如：秘书人员能够制定出一张符合自己情况的工作计划表、秘书人员能够从自己的工作中区分事务的重要程度等等。要想做到这些，秘书人员就必须养成较为良好的工作习惯，并且对各种记录设备进行合理的使用，同时使用这些记录设备来记录自己每天需要完成的工作。另外，秘书人员要想在有效的时间内完成最高效的工作，就必须不断提高自身的时间观念。
　　四、结束语
　　综上所述，时间对于每个人来说既是公平的，同时也是无情的，身为领导的助手，秘书人员必须时刻认识到时间管理的重要性，并且在工作的过程中，秘书人员必须根据自身的实际情况来对时间管理方法进行选择，选择时可以选择一种，也可以将几种方法进行有效的结合。但不论是哪一种方法，前提都必须是以提高工作效率为主要内容，这样才能顺利实现有关的目标。
　　【参考文献】
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