加强企业基建档案管理初探论文

　　摘要：本文通过对基建档案管理工作现状分析，结合基建档案工作实际，提出基建档案管理的具体措施和办法，主要是加强领导，建立档案组织。建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则。加强对有关人员的培训。把依法治档工作落到实处。
　　关键词：档案管理；企业；基建
　　基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，是建设过程的真实反映和记录。一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门。基建档案具有成套性、现实性、专业性等要求。因此，在现实工作中基建档案管理有很多困难，就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识。
　　一、加强领导，建立档案组织
　　抓好基建档案工作，首先要提高认识，从思想上重视基建档案管理工作。分管领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障，要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作实现规范化、标准化。建立一套有机联系的相互统一的档案管理网络系统。企业内部要协调各职能部门增强档案意识，注重收集与及时移交，防止档案材料的散失；企业外部要抓住每一个环节的档案收集，积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作，以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织，不仅仅是是管理职能，而且是一项必须做好的基础性工作。因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将基建档案工作列入工程条款，以法律形式约定下来。作为档案人员应列出需归档资料名目，要求档案管理人员自立项开始，就积极介入，深入现场。
　　二、建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则
　　建章立制，用制度来管理基建档案工作。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据基建档案形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，如它所包括基建工程的规划、设计档案、基建施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的基建档案管理实施细则，细则应主要明确基建档案的范围，归档的基本要求和基本内容，基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求。基建档案有了制度、规章、标准，就更好操作了。
　　资料要齐全，内容要完整。应该特别重视资料的收集工作，按照档案管理规范要求，坚持工程项目建档工作与工程建设、竣工验收同步，坚持档案部门与基建部门相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作，齐抓共管，能进一步做好基建竣工归档工作。
　　管理要及时，立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、完整、系统，就要保证基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收等各个环节同步进行，做到工程进度到哪，档案管理工作就跟踪到哪。立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰，组卷做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。
　　三、加强对有关人员的培训
　　一个单位基建档案管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员与基建负责人员工作不协调、缺乏基建方面专职人才、施工企业一般比较重视工程质量和进度等现状，一是要结合建设项目的特点，加强对基建管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位档案管理人员的培训，将基建档案工作列入工程条款，将基建档案工作以法律形式进行约定。自项目建设开始，应该组织其学习、贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法，要求做到统一的要求、标准与格式，严把档案质量关，要求做到技监与基建档案同步进行、工程建设与档案材料的积累、整编、审定同步进行，系统掌握项目开工前、项目进行过程中、项目竣工后档案工作的不同点与侧重点。二是要组织本单位档案人员及其相关人员，认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法，在各部门间形成档案共识，不断提高业务能力，自觉增强责任意识。
　　四、把依法治档工作落到实处
　　缺乏有力的档案执法机制是一个比较突出的问题。在基建档案未形成时，存有档案资料散落在各科技人员及合同管理人员或是一些领导手中的现象，应根据实际情况，把档案法宣传列入全年工作计划和责任目标考核内容，并认真制订宣传计划，采取多种形式、通过不同媒体进行宣传，不断强化监督指导功能，特别是主管部门和业务指导部门，既要做好执法检查和业务指导，又要做到定期或不定期抽查，做到点面结合、跟踪督办。形成有法必依、执法必严的局面，推动档案工作向规范化、标准化的方向发展。